Asociar correctamente la resolución de numeración autorizada por la DIAN es uno de los pasos más delicados al configurar la facturación electrónica en SysCafé. Un dato mal digitado puede generar rechazos al momento de enviar sus documentos, así que aquí le dejamos el procedimiento completo.
Antes de empezar
Tenga a la mano la resolución emitida por la DIAN. Va a necesitar, exactamente como aparecen en el documento:
- Modalidad
- Prefijo
- Desde y Hasta
Paso 1: Configurar los parámetros DIAN del comprobante
Vaya a Archivos – Catálogo Tipos de Comprobantes, seleccione el comprobante electrónico correspondiente, haga clic en Modificar y luego en Parámetros DIAN. Complete los campos con la información de la resolución y, en Proveedor Tecnológico, verifique que esté seleccionado SYSCAFÉ. Guarde con Grabar.
Paso 2: Registrar la autorización de numeración
Vuelva a ingresar por la misma ruta y, en la parte inferior de la ventana Parámetros DIAN, haga clic en Autorizaciones DIAN. En la ventana que se abre, presione el botón (+) para agregar una nueva autorización y diligencie los campos con la resolución en mano.
Tenga especial cuidado con dos datos:
- Fecha: debe ingresarse en formato MES – DÍA – AÑO.
- Meses de vigencia: al ingresarlos y presionar Enter, el sistema calcula automáticamente la fecha “Válido Hasta”.
Importante: si necesita corregir un dato ya guardado, nunca use el botón (-), ya que elimina el registro. Use el ícono de regla y lápiz para modificarlo.
Paso 3: Vincular la resolución en el portal de la DIAN
Una vez asociada en SysCafé, debe registrarla también en el portal de la DIAN:
- Ingrese al portal y seleccione “Facturando Electrónicamente”.
- Recibirá un token de acceso al correo registrado en el RUT.
- En Configuración – Rangos de Numeración, seleccione a SYSCAFÉ como proveedor tecnológico y el prefijo correspondiente.
- Confirme el proceso.
Finalmente, regrese a SysCafé, entre a Documentos Electrónicos – Herramientas y haga clic en Consultar Claves Técnicas DIAN para verificar que todo quedó sincronizado correctamente.
Cómo saber si quedó bien
- Si la resolución es de Documento Soporte o POS Electrónico, el estado debe mostrar “Error clave técnica Vacía” (es normal).
- Para Facturas de Venta Electrónica, debe mostrar “Actualizada Correctamente”.
Revise el manual completo
Este proceso hace parte del módulo de catálogos de comprobantes, uno de los más consultados por nuestros clientes. En el manual de soporte SysCafé encontrará el paso a paso con capturas de pantalla de cada ventana, además de las recomendaciones para evitar los errores más comunes al asociar resoluciones.
¿Su resolución no se está enviando correctamente a la DIAN? Escríbanos y le ayudamos a revisarlo.
