Manual de soporte SysCafé

Catálogo plan de cuentas

Ruta: Sistema - Parámetros - Información Empresa

En la ruta indicada anteriormente, haga clic en el botón Herramientas y, a continuación, seleccione la opción Definición de Cuentas. Desde esta sección, podrá configurar las cuentas correspondientes a los ajustes al peso.

Recomendaciones:

• Verifique las cuentas asignadas: Asegúrese de que las cuentas seleccionadas correspondan a los fines específicos del ajuste al peso.
• Coordine con el área contable: Consulte con su equipo contable para validar la configuración.
• Actualice según cambios normativos: Si hay modificaciones en las normativas contables, revise y ajuste la configuración de las cuentas en el sistema.

Catálogo centros de costo

Ruta: Archivos - Centros De Costo

Son divisiones diseñadas para segmentar los costos de una organización, con el objetivo de identificar su impacto en la utilidad o pérdida resultante de las operaciones. Generalmente, se emplean en rubros asociados a cuentas de resultados, permitiendo un análisis más detallado y específico del desempeño financiero.

Para la creación de centros de costo, haga clic en el botón Nuevo, lo que permite generar nuevos registros seleccionando el ícono correspondiente.

Eliminar o modificar centros de costo previamente creados podría alterar información relevante dentro de la base de datos. En caso de no requerir más un centro de costo, se sugiere inactivarlo.

Al crear un nuevo registro, se deben ingresar los siguientes datos:

• Código: Identificador único que respalda el centro de costo. Este dato no puede repetirse, y cada centro de costo puede ser activado o inactivado según sea necesario.
• Nombre: Identificador descriptivo que aparecerá en los reportes y en los procesos donde sea posible realizar consultas filtrando por centros de costo.

Para completar el proceso de creación del centro de costo, haga clic en el botón Grabar, lo que permitirá registrar la información ingresada en el sistema de forma definitiva.

Ejemplo:

Catálogo Tipos De Comprobantes

Ruta: Archivos - Catálogo Tipos De Comprobantes

Este catálogo permite la creación de documentos contables y no contables necesarios para registrar las operaciones diarias de la empresa.

Entre los documentos que se pueden configurar se incluyen facturas de compra, facturas de venta, notas contables, notas de inventarios, entre otros.

Al hacer clic en el botón NUEVO, podrá configurar el tipo de comprobante que necesite emplear, ajustándose a los requisitos específicos de las operaciones de su empresa.

Parámetros para la creación de comprobantes

• Clase: define el tipo de comprobante que se utilizará según las necesidades de la operación.
• Código: asignado automáticamente por el sistema según la clase seleccionada, aunque puede ser modificado manualmente.
• Nombre: identifica el comprobante y será utilizado en el formato de impresión. Ejemplos: Factura de Venta, Nota Contable, Nómina, Saldos Iniciales.
• Consecutivo Actual: permite establecer el número inicial del consecutivo habilitando el candado. El sistema asigna el número "1" por defecto, pero este puede ajustarse según lo requiera.

Parámetros específicos para determinados comprobantes

Ruta: Archivos - Catálogo tipos de comprobantes - Botón Parámetros Específicos - Marcar de ver columna Servicios.

Parámetro: Activar columna de SERVICIOS

Comprobantes a los que es aplicable: Factura de Venta / Factura de Venta Pos / Nota Crédito - Facturación / Nota Débito - Facturación / Devolución en Venta Pos

Función: Activar la opción de visualización de la columna "SERVICIOS" en el sistema permite que, al momento de elaborar comprobantes, los usuarios puedan ingresar el código del servicio correspondiente.

Esto agiliza el proceso, ya que el sistema, de manera automática, recupera y completa la información asociada al código ingresado, como la descripción del servicio, tarifas, impuestos aplicables y cualquier otro dato relevante.

Ruta: Archivos - Catálogo tipos de comprobantes - Botón Parámetros Específicos - Marcar chulito de utiliza precios POS (IVA Incluido).

Parámetro: Activar utiliza precios POS (IVA incluido)

Comprobantes a los que es aplicable: Factura de Venta / Factura de Venta Pos / Nota Crédito - Facturación / Nota Débito - Facturación / Devolución en Venta Pos

Función: Activar la opción de visualización de la columna "SERVICIOS" en el sistema permite que, al momento de elaborar comprobantes, los usuarios puedan ingresar el código del servicio correspondiente.

Esto agiliza el proceso, ya que el sistema, de manera automática, recupera y completa la información asociada al código ingresado, como la descripción del servicio, tarifas, impuestos aplicables y cualquier otro dato relevante.

Ruta: Archivos - Catálogo tipos de comprobantes - Botón Parámetros Específicos - Marcar chulito de utiliza precios POS (IVA Incluido).

Parámetro: Activar utiliza precios POS (IVA incluido)

Comprobantes a los que es aplicable: Factura de Venta / Factura de Venta Pos / Nota Crédito - Facturación / Nota Débito - Facturación / Devolución en Venta Pos

Función: Activar la opción de visualización de la columna "Utiliza Precios POS con IVA Incluido" en el sistema permite que, al momento de elaborar comprobantes, como las facturas de venta, el sistema muestra automáticamente el precio de venta con el IVA incluido.

Esta funcionalidad es especialmente útil para agilizar los procesos de facturación en puntos de venta y otros entornos comerciales donde es necesario que el cliente visualice el precio final sin cálculos adicionales.

Ruta: Archivos - Catálogo tipos de comprobantes - Botón Parámetros Específicos - Marcar chulito de los IMPUESTOS.

Parámetro: Activar Impuestos

Comprobantes a los que es aplicable: Factura de Venta / Factura de Venta Pos / Nota Crédito - Facturación / Nota Débito - Facturación / Devolución en Venta Pos / Compras

Función: Activar los impuestos que la empresa utiliza en sus operaciones diarias permite una gestión más eficiente y precisa de las obligaciones fiscales. A través de la pestaña "Impuestos/Retenciones", el sistema facilita la configuración y aplicación automática de los diferentes conceptos y porcentajes de retención que correspondan, optimizando el proceso de elaboración de comprobantes, como lasfacturas de venta y de compra.

Esta funcionalidad garantiza que, al momento de registrar una transacción, el sistema aplique de manera correcta los impuestos y retenciones requeridos por la normativa fiscal vigente, minimizando errores humanos y asegurando el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Ruta: Archivos - Catálogo tipos de comprobantes - Botón Parámetros Específicos - Marcar chulito Abrir cajón monedero al grabar.

Parámetro: Activar Abrir Cajón Monedero al grabar

Comprobantes a los que es aplicable: Factura de Venta / Factura de Venta Pos

Función: Activar la columna "Abrir Cajón Monedero" permitirá a la empresa mejorar la organización, seguridad y control del manejo del dinero en efectivo, ya sea en forma de billetes o monedas.

Esta funcionalidad facilita la apertura automática del cajón monedero al momento de realizar transacciones en el sistema, como ventas, pagos o retiros de caja, garantizando que cada movimiento de efectivo quede correctamente registrado y asociado a una operación específica.

Ruta: Archivos - Catálogo tipos de comprobantes - Botón Parámetros Específicos - Marcar chulito de ver columna Bodega.

Parámetro: Ver Columna bodega

Comprobantes a los que es aplicable: Factura de Venta / Factura de Venta Pos / Cotización / Nota Débito - Facturación / Devolución en Venta POS / Nota Crédito - Facturación / Pedido / Remisión

Función: Activar la columna "Ver Bodega" permitirá al usuario tener un control más preciso y eficiente sobre la bodega que está siendo afectada al momento de elaborar comprobantes, como facturas, notas de ingreso o egreso, órdenes de compra, entre otros.

Esta funcionalidad facilita la identificación y selección de la bodega desde la cual se están gestionando las existencias de productos, evitando errores en la asignación de inventario y asegurando que los movimientos queden correctamente registrados en el sistema.

Parámetros generales para determinados comprobantes

Ruta: Archivos - Catálogo tipos de comprobantes - Botón Parámetros Generales - Marcar chulito Solo permite tomar la fecha actual (Campo Fecha deshabilitado).

Parámetro: Solo permite tomar la fecha actual (Campo Fecha deshabilitado)

Comprobantes a los que es aplicable: Todos los comprobantes

Función: Al activar el parámetro "Sólo permite tomar la fecha actual (Campo Fecha deshabilitado)", el sistema restringe la posibilidad de modificar manualmente la fecha en los comprobantes, asegurando que cada registro se genere con la fecha real del día en curso.

Esta funcionalidad tiene como objetivo principal fortalecer el control interno y la precisión en la gestión contable y administrativa de la empresa.

Ruta: Archivos - Catálogo tipos de comprobantes - Botón Parámetros Generales - Marcar chulito Utilizar siempre centro de costo predeterminado.

Parámetro: Utilizar siempre centro de costo predeterminado

Comprobantes a los que es aplicable: Todos los comprobantes

Formato de Impresión

Ruta: Archivos - Catálogo tipos de comprobantes - Botón formatos de impresión - Marcar chulito Utilizar impresión solo texto tipo tiquete (NO personalizable).

Comprobantes POS (Formato Tirilla)

El formato de impresión tipo tirilla no permite personalización, ya que se trata de un diseño predeterminado aplicado a todos los comprobantes clasificados como POS.

Como se puede observar en el comprobante de la imagen, este formato estándar garantiza uniformidad en la presentación de la información, sin opciones de modificación o adaptación a necesidades específicas.

Comprobantes a los que es aplicable: Factura de venta POS - Devolución en venta POS

Comprobantes ELECTRÓNICOS (Formato tamaño Carta)

Ruta: Archivos - Catálogo tipos de comprobantes - Botón formatos de impresión - Marcar chulito Utilizar impresión Estándar (Formato personalizable).

El formato de impresión estándar es personalizable, adaptándose a las necesidades específicas del negocio. Para realizar modificaciones en el diseño o el contenido del formato de impresión, es fundamental contar con la asistencia del área de soporte técnico de la empresa de su respectiva zona.

Si requiere personalización, le recomendamos comunicarse con el equipo de soporte para recibir orientación y garantizar una configuración adecuada del formato según sus requerimientos.

Comprobantes a los que es aplicable: Factura de venta electrónica - Documentos soporte - Recibo de Caja - Comprobante de Egreso

Parámetros DIAN

Ruta: Archivos - Catálogo Tipos de Comprobantes - Seleccione el comprobante (Electrónico) - Haga clic en el botón Modificar - Seleccione el botón Parámetros DIAN

1. Tenga a la mano la resolución correspondiente.
2. Complete los siguientes campos exactamente como aparecen en la resolución:
   • Modalidad
   • Prefijo
   • Desde
   • Hasta
3. En la opción Proveedor Tecnológico, verifique que esté seleccionado SYSCAFÉ.
4. Haga clic en Grabar para guardar los cambios.
5. Seleccione Salir para finalizar el proceso.

Ejemplo:

A continuación, ingrese nuevamente por la ruta mencionada anteriormente.

En la parte inferior de la ventana "Parámetros DIAN", encontrará un botón denominado "Autorizaciones DIAN". Haga clic en él para continuar con el proceso.

Cuando se abra la ventana "Autorización de Numeración - DIAN", diríjase a la parte inferior izquierda y haga clic en el botón ( + ) para agregar una nueva autorización.

Con la resolución en mano, complete los campos requeridos según la información establecida.

Una vez diligenciados, haga clic en Grabar para guardar los cambios y luego en Salir para finalizar el proceso.

Recomendaciones para Asociar Resoluciones en el Software SYSCAFÉ

1. Fecha: Se encuentra en la primera página de la resolución, en la parte inferior derecha. Importante: Ingresar las fechas en el formato MES - DÍA - AÑO.

2. Doc/Resol. N°: Digite el número de la resolución, el cual se encuentra sobre el código de barras en la segunda página del documento.

3. Meses: Ingrese el número de vigencia que aparece en la segunda página junto con el rango, luego presione Enter. Al completar este paso, el sistema mostrará automáticamente la fecha de Válido Hasta.

Por último, adjuntamos una imagen de referencia que muestra cómo queda creada y organizada la resolución DIAN dentro del software contable SYSCAFÉ.

Comprobantes a los que es aplicable: Todos los COMPROBANTES que se encuentren creados como DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Vincular la Resolución en el Portal de la DIAN

A continuación, le proporcionamos el paso a paso para que, después de asociar la resolución en el software SYSCAFÉ, pueda registrarla correctamente en el portal de la DIAN.

Ingrese al portal de la DIAN y complete los datos requeridos.

Haga clic en la opción "Facturando Electrónicamente".

Al correo electrónico registrado en el RUT, recibirá el token de acceso necesario para continuar con el proceso.

Haga clic en "Configuración" y luego seleccione la opción "Rangos de Numeración" como se observa en la imagen.

Seleccione el proveedor tecnológico, que en este caso es SYSCAFÉ, y luego elija el prefijo que previamente asoció en el software contable.

El portal mostrará un mensaje de confirmación preguntando si está seguro de continuar con el proceso. Haga clic en "Aceptar" para confirmar.

Por último, acceda nuevamente al software SYSCAFÉ, diríjase a la sección "Documentos Electrónicos" y ubique la pestaña "Herramientas". Luego, haga clic en el botón "Consultar Claves Técnicas DIAN" para finalizar el proceso.

Para verificar que el proceso se completó correctamente en la DIAN, asegúrese de que aparezcan la resolución y el prefijo previamente asociados.

Catálogo de terceros

Ruta: Archivos - Catálogo De Terceros

El catálogo es una herramienta que permite la creación y gestión de personas naturales y jurídicas con las que la organización realiza operaciones, tales como clientes, proveedores, empleados, asociados, bancos, entre otros. Este recurso es fundamental para organizar y estructurar la información necesaria para el funcionamiento eficiente de las actividades empresariales.

Para registrar un nuevo tercero en el sistema, complete los siguientes campos:

Información General

• Tipo de Identificación: Seleccione el tipo de documento, como NIT o Cédula de Ciudadanía.
• Número de Identificación: Ingrese el número correspondiente.
• Dígito de Verificación:
  • Digite un número del 0 al 9 y presione Enter.
  • Si el número aparece en rojo, significa que no es el dígito correcto. Cambie al siguiente número y repita el proceso.
  • Cuando el número aparezca en negro, este será el dígito de verificación correcto.

Información Básica

• Nombres: Ingrese el nombre del tercero.
• Apellidos: Registre los apellidos, si aplica.
• Dirección: Proporcione la dirección principal del tercero.
• Teléfono: Escriba un número de contacto.
• Correo Electrónico (Email): Introduzca el correo principal del tercero.
• Correo Electrónico de Facturación Electrónica (Email Fe): Incluya el correo para recibir documentos electrónicos.
• Código Postal: Registre el código postal correspondiente.
• Municipio: Seleccione el municipio asociado al tercero.
• País: Indique el país correspondiente.

Clasificación

En la sección de clasificación, seleccione el rol o roles del tercero según corresponda. Puede marcar más de una opción utilizando las casillas disponibles, como:

• Cliente
• Empleado
• Proveedor
• Asociado
• Otros

Esta configuración permite categorizar al tercero de manera precisa, asegurando su correcto uso en los diferentes procesos del sistema.

Catálogo de vendedores

Ruta: Archivos - Catálogo De Vendedores

Catálogo diseñado para la creación y gestión de los vendedores de la empresa. Este módulo permite registrar a los vendedores para que puedan ser asociados y reflejados en documentos como pedidos, facturas de venta, devoluciones en venta y recibos de caja, garantizando un control eficiente de las operaciones comerciales.

Nit/C.C.: Ingrese el número de identificación del vendedor, ya sea NIT o Cédula de Ciudadanía, según corresponda.

Nombre: Registre el nombre del vendedor, el cual aparecerá en los reportes y será utilizado para realizar filtros en los diferentes procesos del sistema.

Para completar la creación del vendedor, haga clic en el botón Grabar para guardar la información ingresada de forma definitiva en el sistema.

Catálogo de artículos

Ruta: Archivos - Catálogo De Artículos

Catálogo que permite registrar los productos utilizados por las empresas en el desarrollo de su actividad comercial, incluyendo artículos de diversas categorías.

• Nuevo: Esta opción le permite crear nuevos artículos.

• Referencia: Asigne un código único de hasta 14 caracteres para identificar el artículo. También puede activar la opción para que el sistema genere una referencia automática (001, 002, 003, etc.).
• Detalle: Ingrese el nombre del artículo para su correcta identificación.
• Línea: Relacione el artículo con la línea de inventario correspondiente. Este campo es obligatorio.

En el campo Línea, se parametrizan los códigos contables que se verán afectados al realizar registros como facturas de venta, compras y devoluciones. Este parámetro vincula las referencias de los artículos creados con los códigos contables correspondientes, permitiendo así una correcta contabilización de los productos en el sistema.

Código: Número de hasta tres dígitos que identifica de manera única la línea de inventario.

Detalle: Nombre asignado a la línea, que permite su fácil identificación dentro del sistema.

Clase: Tipo de línea que desea crear. Por ejemplo, "Mercancía No Fabricada Por La Empresa". Además, se tiene la opción de asignar la línea a un centro de costo y subcentro de costo, lo cual es opcional.

Códigos contables: Los códigos contables principales asociados a la línea de inventarios son:

Inventarios (DB)

Ingreso por ventas (CR)

Devoluciones en ventas (DB)

Costo de venta de inventario permanente (DB)

• Marca, Grupo, Subgrupo: Campos opcionales donde podrá agregar información adicional sobre el artículo, como la marca, el grupo y el subgrupo a los que pertenece.
• Tarifa IVA, Tarifa Imp.A: Es importante habilitar el candado y asignar la tarifa de IVA u otros impuestos aplicables que se configuran previamente acompañados de su equipo de asesoría contable.

Este proceso asegura que todos los productos estén correctamente registrados y clasificados para un manejo eficiente del inventario.

Catálogo de inventarios

Ruta: Archivos - Catálogo De Inventarios

El Catálogo de Inventarios es una ruta alternativa al Catálogo de Artículos, donde podrá gestionar y organizar su inventario de manera más eficiente. A través de esta opción, es posible crear y administrar:

• Líneas de Inventario
• Grupos
• Subgrupos
• Clases de Productos
• Marcas
• Bodegas

Esta herramienta permite estructurar mejor los artículos y optimizar el control de existencias dentro del sistema.

Líneas de inventarios

Ruta: Archivos - Catálogo De Inventarios - Líneas

Este catálogo permite configurar los códigos contables que se afectan en los movimientos de artículos y activos fijos. Entre los documentos impactados se encuentran:

• Facturas de compra y venta
• Devoluciones
• Notas de inventario
• Notas de activos fijos
• Salidas de inventario de almacén
• Reintegro de inventarios desde el servicio
• Otros movimientos relacionados

Esta configuración garantiza un correcto registro contable en cada operación.

Grupos

Ruta: Archivos - Catálogo De Inventarios - Grupos

Este catálogo permite clasificar y organizar los artículos por grupos, facilitando la generación de informes más detallados mediante la aplicación de filtros específicos.

• Presione el botón "Nuevo".
• Ingrese el código y el nombre del grupo.
• Guarde los cambios para finalizar el proceso.

Subgrupo

Ruta: Archivos - Catálogo De Inventarios - Subgrupos

Este catálogo permite clasificar y organizar los artículos por subgrupos, facilitando la generación de informes más detallados mediante la aplicación de filtros específico

• Presione el botón "Nuevo".
• Ingrese el código y el nombre del Subgrupo.
• Guarde los cambios para finalizar el proceso.

Clases de artículos

Ruta: Archivos - Catálogo De Inventarios - Clases

Este catálogo permite clasificar y organizar los artículos por clases, facilitando la generación de informes más detallados mediante la aplicación de filtros específicos.

• Presione el botón "Nuevo".
• Ingrese el código y el nombre del grupo.
• Guarde los cambios para finalizar el proceso.

Marcas

Ruta: Archivos - Catálogo De Inventarios - Marcas

Este catálogo permite clasificar y organizar los artículos por marcas, facilitando la generación de informes más detallados mediante la aplicación de filtros específicos.

• Presione el botón "Nuevo".
• Ingrese el código y el nombre del Marcas.
• Guarde los cambios para finalizar el proceso.

Bodegas

Ruta: Archivos - Catálogo De Inventarios - Bodegas

Este catálogo permite gestionar y monitorear las cantidades de productos disponibles en los diferentes puntos de venta de la empresa, asegurando un control eficiente del inventario.

• Haga clic en "Nuevo" para iniciar el proceso de creación.
• Código: Ingrese un código único para la bodega. El sistema asignará automáticamente un código consecutivo.
• Nombre: Registre el nombre de la bodega, asegurándose de que refleje su función y uso dentro del inventario.
• Responsable y Ubicación: Ingrese el nombre del encargado de gestionar el ingreso y salida de mercancía, junto con la dirección y número de teléfono de la bodega.

• Nota Importante: Antes de inactivar una bodega, asegúrese de que su saldo sea cero. Si se inactiva con saldos pendientes, esto generará inconsistencias en la consulta del Kardex y otros registros relacionados. Se recomienda realizar los ajustes necesarios antes de proceder con la inactivación para evitar problemas en la gestión del inventario.

Catálogo Servicio/Ventas

Ruta: Archivos - Catálogo De Servicio/Ventas

Permite registrar los servicios que la empresa ofrece a sus clientes, los cuales serán reflejados en las facturas de venta.

Ejemplo:

Catálogo Servicio/Compras

Ruta: Archivos - Catálogo De Servicio/Compras

Permite registrar las compras que la empresa realiza a sus proveedores, las cuales serán reflejadas en los documentos de compra y en los registros contables correspondientes.

• Nuevo: Permite crear nuevos servicios haciendo clic en el ícono "Nuevo".
• Modificar o Eliminar: Estas opciones permiten actualizar la información de los servicios ya creados. Si un servicio ya no es necesario, en lugar de eliminarlo, se recomienda inactivarlo para mantener el historial.
• Código: Identificador único que respalda cada uno de los conceptos creados.
• Detalle: Nombre del concepto o servicio registrado.
• Tarifa de IVA: Se debe seleccionar la tarifa de IVA correspondiente. Es importante habilitar el candado para asegurar la correcta aplicación del impuesto.
• Costo Predeterminado: Puede ingresar el costo del servicio o dejar el campo en blanco. Nota: Este campo no es obligatorio.
• Contabilidad: Es necesario asociar los códigos contables adecuados, incluyendo la cuenta de gasto y la de devolución correspondiente al servicio.

Catálogo Formas De Pago

Ruta: Archivos - Catálogo De Formas De Pago

El Catálogo de Formas de Pago permite configurar y gestionar los diferentes métodos de pago que la empresa necesite utilizar. Estos impactarán los siguientes documentos al momento de su elaboración:

• Recibos de ingreso
• Comprobantes de pago
• Facturación
• Notas de crédito
• Órdenes de compra

El software contable SYSCAFÉ incluye, por defecto, diversas formas de pago preestablecidas. No obstante, es importante señalar que estas pueden ser modificadas o eliminadas según las necesidades de la empresa.

Ejemplo:

1. Crear nueva forma de pago: Haga clic en el ícono "Nuevo" para habilitar la opción de creación.
2. Código: Ingrese un código único de hasta 3 caracteres para identificar la forma de pago. Este código no puede repetirse.
3. Cuenta contable: Registre el código contable correspondiente, el cual debe estar previamente creado en el Plan de Cuentas y parametrizado según las necesidades de la empresa.
4. Detalle: Escriba el nombre que identificará la forma de pago.
5. Tipo de forma de pago: Seleccione el tipo correspondiente según la naturaleza del método de pago que está creando.

Conceptos de Ingresos/Egresos

Ruta: Archivos - Conceptos De Ingresos/Egresos

Herramienta que agiliza el uso de conceptos comunes en los movimientos contables. Su configuración incluye automáticamente el código contable, evitando que el usuario tenga que ingresarlo manualmente o conocerlo en detalle al momento de realizar una operación.

A continuación, se describen las funciones disponibles para la administración de conceptos dentro del sistema:

• Nuevo: Permite la creación de nuevos conceptos de ingresos y egresos.
• Código: Asigna un identificador único para cada concepto. Este código no puede repetirse.
• Detalle: Información que aparecerá en los comprobantes y que facilitará la identificación de los conceptos en diferentes procesos.
• Tipo: Existen cuatro tipos de conceptos:
  1. Ingresos – Recargos en ventas (CR)
  2. Descuentos en ingresos o ventas (DB)
  3. Egresos – Gastos – Recargos en compras (DB)
  4. Descuentos en gastos o compras (CR)
• Calcular: Dos opciones para definir el cálculo del concepto:
  1. Valor fijo o variable (Ejemplo: $500.000).
  2. Porcentaje sobre una base suministrada (Ejemplo: 2%).
• Valor y/o Porcentaje: Se define según la selección del cálculo, permitiendo establecer un monto fijo o un porcentaje.
• Imputación Contable: Configura el modo de cálculo, valor, concepto y código contable.
• Adicionar: Permite configurar la imputación contable para cada concepto.

• Modificar: Opción para editar conceptos ya creados en el catálogo.
• Eliminar: Permite eliminar conceptos previamente registrados en el sistema.

• Calcular: Existen cuatro opciones de cálculo para los conceptos:
  1. Vr. Total
  2. Vr. Fijo
  3. Porcentaje
  4. Vr. Saldo

1. Valor: Ingrese el precio o porcentaje correspondiente según la configuración del concepto.
2. Concepto: Nombre que identifica y respalda cada concepto creado.
3. Código Contable y Contrapartida (Opcional): Permite asociar códigos contables, los cuales serán reflejados en los comprobantes generados.
4. Tercero: Persona natural o jurídica que respalda el registro.
5. Vigencia y Código Presupuestal: Funcionalidad exclusiva para entidades públicas dentro del presupuesto oficial.
6. Situación de Fondos y Fuente de Financiación: Asigna la situación de fondos y la fuente de financiación correspondiente a los códigos presupuestales.
7. Grabar: Para finalizar, asegúrese de guardar cada concepto parametrizado para que los cambios sean aplicados correctamente.

Nota de contabilidad

Ruta: Movimientos - Nota de Contabilidad

Este documento se utiliza para respaldar operaciones que no se clasifican dentro de los documentos existentes, como nómina, legalizaciones, entre otros. Su uso dependerá de la organización de cada entidad.

• Importante: Antes de generar una nota de contabilidad, verifique que en el catálogo de comprobantes exista un documento con la Clase: Nota de Contabilidad.

• Fecha: Es fundamental registrar la fecha en la que se realiza la transacción.
• Detalle Débito/Crédito: Define la naturaleza del registro. El sistema no permite registrar ambos en una misma línea.
• Botón Adicionar: Permite seleccionar del Catálogo Plan de Cuentas la cuenta contable correspondiente al concepto que se está registrando, junto con su valor.
• NIT del Tercero: Si el código contable utilizado tiene configurado el parámetro "Requiere y acumula saldos por tercero", esta columna será obligatoria. El comprobante no podrá ser guardado sin asignar este dato.

• Verificación de Sumas Iguales: Antes de finalizar la transacción, confirme que los valores de débito y crédito sean iguales. Si no coinciden, el sistema no permitirá grabar el documento.
• Grabar:
  1. Al finalizar los registros, revise cuidadosamente los mensajes de validación que puedan aparecer.
  2. Si hay datos faltantes, el sistema notificará el error.
  3. Una vez corregido, confirme la acción y proceda a imprimir el documento si es necesario.

Comprobante de Egreso

Ruta: Movimientos - Comprobante De Egreso

Documento contable utilizado para registrar el pago o abono de diversas obligaciones adquiridas por un ente económico. Entre estas se incluyen:

1. Cuentas por pagar a proveedores.
2. Deudas laborales.
3. Cancelación de gastos operacionales.
4. Anticipos y otras transacciones comerciales.

• Nota: Se pueden ingresar los códigos contables de dos formas:
  1. Manual: Digitando directamente los códigos contables a causar.
  2. Opciones rápidas: Accediendo a herramientas que facilitan la selección de cuentas contables según la naturaleza de la transacción.

Recibo de caja

Ruta: Movimientos - Recibo De Caja

Documento contable utilizado para registrar los diferentes recaudos de dinero que recibe la empresa por transacciones comerciales. Su contabilización se realiza de la siguiente manera:

• Débito: Se registra la cuenta por donde ingresa el dinero.
• Crédito: Se asigna al concepto correspondiente de la transacción.

Registro de Códigos Contables:

Puede ingresar los códigos contables de dos maneras:

1. Manual: Digitando directamente los códigos para registrar los pagos recibidos.
2. Automático: Afectando documentos previamente causados.

Encabezado del Comprobante:

Al crear un comprobante de ingreso, debe completar los siguientes campos:

• Fecha de la transacción.
• Tercero involucrado.
• Detalle de la operación.
• Forma de pago utilizada.

Haga clic en el botón CXC para traer automáticamente la información de la factura que el cliente está cancelando. De esta manera, el sistema registrará el pago y dará de baja a la cuenta por cobrar correspondiente.

Aparecerá una ventana donde deberá relacionar la información correspondiente, asegurándose de seleccionar correctamente la factura a cancelar y verificar los valores antes de continuar con el proceso.

Si el cliente va a cancelar la CXC en su totalidad, haga clic en el botón TODO para aplicar el pago completo y dar de baja el saldo pendiente de la cuenta por cobrar.

Nota: Si al pulsar el botón CXC no aparece el documento a pagar, verifique lo siguiente:

• Que exista un documento causado en el sistema que afecte la cuenta correspondiente.
• Que los saldos estén correctamente actualizados en el sistema.
• Que la cuenta contable donde se encuentra el saldo tenga configurado el parámetro"Requiere y acumula saldos por documento relacionado", dentro del Plan de Cuentas. Puede verificarlo en la ruta: ArchivosCatálogo Plan de Cuentas.
• Que la cuenta contable esté asociada a una forma de pago de tipo "Cuentas por Cobrar".

Si el cliente NO va a cancelar la CXC en su totalidad, haga clic en el botón ADICIONAR para registrar un pago parcial y mantener el saldo pendiente en la cuenta por cobrar.

Se habilitará una ventana donde podrá ingresar el valor del abono realizado por el cliente como se observa en la imagen.

Ejemplo:

De esta manera, se genera el recibo de caja correspondiente al pago realizado. Por último, haga clic en GRABAR para finalizar el proceso.

Factura de venta

Ruta: Movimientos - Factura de Venta

Documento que permite la emisión de facturas a clientes, cumpliendo con los requisitos establecidos en el Artículo 617 del Estatuto Tributario y el Artículo 11 de la Resolución 0000165 de 2023.

Antes de generar este comprobante, es fundamental realizar la parametrización de los catálogos para garantizar su correcta elaboración. Para más información, consulte los siguientes módulos:

Terceros

Artículos

Servicios

Tipos de comprobantes

Formas de pago

Nota crédito - Facturación

Ruta: Movimientos - Nota Crédito - Facturación

El documento permite revertir o modificar los valores o cantidades registradas en la factura de venta. Una vez habilitado, es fundamental asociar el cliente para que el sistema pueda consultar las facturas de venta registradas y realizar el cruce correspondiente.

1. Seleccione el ícono "Desde" para consultar los documentos.
2. Haga clic en "Ítems de facturas" para que el sistema recupere la información según el tipo de comprobante.
3. Elija los documentos que desea devolver.
4. Haga clic en el botón ubicado debajo del título "F2" para que la devolución impacte la factura de venta.
5. Active el filtro "Permite sel. cantidades a pasar" para habilitar la columna donde podrá especificar las cantidades a transferir y/o devolver.

Ejemplo:

Si la factura ha sido ACEPTADA por el cliente, siga estos pasos:

1. Vaya a la consola de documentos electrónicos y ubique la factura del cliente.
2. Seleccione la factura y haga clic en el botón consultar eventos.
3. Si las columnas A - R - E aparecen resaltadas, no podrá relacionar la factura en la nota crédito. en este caso, deberá proceder de la siguiente manera:

Haga clic en el botón +info y asocie la fecha relacionada con la factura. Puede seleccionar el mes completo o únicamente el día en que se elaboró la factura.

Por favor, no haga clic en el botón de tres puntos (...), ya que si la nota crédito tiene la forma de pago cuentas por cobrar y lo selecciona, no podrá ser enviada a la DIAN.

Para finalizar, después de ingresar la información correspondiente, seleccione la opción grabar.

Pedido de cliente

Ruta: Movimientos - Pedido de Cliente

Es un documento no contable y de carácter opcional, cuyo propósito es registrar y respaldar los pedidos realizados por un cliente. Este documento puede ser utilizado como soporte en el momento de generar la factura de venta, siempre que el adquirente decida concretar la compra del bien o servicio solicitado.

• Fecha: Ingrese la fecha contable en el formato MM/DD/AAAA. Este campo es obligatorio para el registro del comprobante.
• Cliente: Seleccione el cliente correspondiente. Este debe estar previamente creado en el catálogo de terceros, con su respectiva clasificación.
• Vendedor: Indique el nombre del vendedor, es decir, la persona encargada de realizar la transacción de venta dentro de la empresa.
• Detalle: Describa brevemente el concepto o detalle asociado al comprobante. Este campo sirve como referencia para identificar la operación registrada.
• No Ext.: Campo opcional que permite ingresar un consecutivo externo de tipo informativo, útil para control o trazabilidad.
• Forma de Pago: Seleccione el método de pago utilizado en la operación (contado, crédito, transferencia, etc.).
• Adicionar: Opción que permite agregar artículos o servicios (ítems de referencia) al documento.
• Quitar: Permite eliminar un artículo o servicio previamente agregado al comprobante que se está elaborando.
• +Info: Sección que brinda acceso a información adicional de la factura de venta. Desde aquí puede aplicar filtros, activar parámetros y relacionar campos complementarios según las necesidades del proceso.

Ejemplo:

Adicionalmente, puede activar la columna de servicios ingresando a la siguiente ruta:

Archivos - Catálogo Tipo de Comprobantes - Ver columna Servicios.

Esta opción permite habilitar la visualización y uso de conceptos de tipo servicio dentro del comprobante.

Remisión

Ruta: Movimientos - Remisión

Es un documento mercantil utilizado para dejar constancia de la entrega de un pedido al cliente.

Ejemplo:

Cotización

Ruta: Movimientos - Cotización

Es un documento que presenta el precio y las condiciones de un producto o servicio ofrecido por una empresa a un cliente potencial. Su función principal es servir como una propuesta comercial, la cual puede ser aceptada, modificada o rechazada por el cliente.

La cotización no representa una obligación de pago inmediata, sino una oferta sujeta a negociación entre las partes antes de concretar una venta.

Ejemplo:

Factura POS

Ruta: Movimientos - Punto de venta POS - Facturación POS

La factura POS en formato físico (papel), como tradicionalmente se conoce, está siendo eliminada del sistema tributario colombiano. A partir del año 2024, los tiquetes generados por máquina registradora con sistema POS, así como otros documentos equivalentes a la factura de venta, deberán ser emitidos obligatoriamente en formato electrónico, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la DIAN.

Sin embargo, a continuación le indicamos los pasos para crear el comprobante y cómo utilizarlo adecuadamente.

Ruta: Movimientos - Punto de venta POS - Facturación POS
(Como se observa en la imagen)

Para completar la facturación, asegúrese de ingresar los datos mínimos requeridos:

• Cliente
• Artículos
• Forma de pago
• Cantidad

Ejemplo:

1. Presionando la tecla F1.
2. Haciendo clic en el botón "Teclas Rápidas".

Este listado ha sido diseñado para simplificar el uso de las diversas funciones disponibles en el sistema, ayudándole a realizar sus tareas de manera más ágil, precisa y eficiente.

Devolución POS

Ruta: Movimientos - Punto de venta POS - Devolución POS

La Devolución POS permite procesar el retorno de productos que han sido previamente vendidos a través del sistema de Punto de Venta (POS). Esta función es útil para registrar y gestionar los productos devueltos por los clientes, ajustando automáticamente los inventarios y realizando las correcciones en las ventas realizadas.

A través de la devolución POS, también se puede generar un nuevo comprobante que refleje la devolución, ya sea para reembolsos o para cambiar los productos según la política de la empresa.

Ruta: Movimientos - Punto de venta POS - Devolución POS

Al ingresar el código y número de la factura en el sistema, automáticamente traerá la información relacionada, evitando la necesidad de volver a digitar manualmente. Esto facilita el proceso de devolución y agiliza la gestión de los productos devueltos.

Al presionar Enter después de ingresar el código y número de la factura, el sistema mostrará automáticamente la información almacenada en ese documento, lo que evita la necesidad de ingresarla manualmente y agiliza el proceso.

Haga clic en la flecha señalada para continuar con el proceso.

Inmediatamente, podrá observar que el sistema ha relacionado automáticamente la factura con la devolución.

Ahora, haga clic en Salir para finalizar el proceso.

Recuerde seleccionar la forma de pago y, luego, la causal de devolución antes de hacer clic en GRABAR para guardar los cambios.

Ejemplo:

Compras

Ruta: Movimientos - Compras

Su principal función es dejar evidencia contable y administrativa de las compras realizadas, ya sea de bienes tangibles (como insumos, equipos, materiales, etc.) o intangibles (como servicios profesionales, mantenimiento, asesorías, entre otros).

Además, permite llevar un control detallado de los proveedores, los valores involucrados, las condiciones de pago y la naturaleza de cada adquisición.

El correcto diligenciamiento de este documento es fundamental para la trazabilidad de las transacciones, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la adecuada gestión financiera de la entidad.

• Fecha: Ingrese la fecha contable en la que se registra la operación.
  Importante: Utiliza el formato MM/DD/AAAA.
• Proveedor: Seleccione el proveedor correspondiente a la compra que está registrando.
• Detalles: Describa brevemente el concepto o motivo del comprobante. Aquí puede incluir información como el tipo de servicio adquirido o los artículos comprados.
• Bodega: Elija la bodega a la cual se destinarán los artículos registrados en la factura de compra.
• No. Ext: Si cuentas con un número de documento provisional o externo (por ejemplo, una cotización o documento del proveedor), ingresalo en este campo.
• Desde: Este campo permite vincular documentos previos relacionados, como una orden de compra. Al asociarlos, se garantiza la trazabilidad y control de las transacciones.
  

  Nota: Si desea que el cruce con documentos relacionados (como órdenes de compra) sea obligatorio al registrar una compra, debe activar el parámetro avanzado:

  "Obligatoriamente se deben grabar las compras afectando o cruzando una orden de compra."

• Grabar: Una vez completados todos los campos, haga clic en Grabar para guardar la información del documento.
• Referencia o Servicio: Ingrese el código del artículo o servicio que está registrando. Este código identifica de forma única cada ítem en el sistema.
  Detalle: Este campo permite describir el artículo o servicio. Por defecto, el sistema toma el nombre configurado en el catálogo del ítem, aunque puede editarlo si desea añadir una descripción más específica para el comprobante.
• Und./Pres (Unidad de Presentación): Seleccione la unidad de medida correspondiente al artículo, como kilo, gramos, galón, unidad, caja, paquete, entre otros.
• Cant (Cantidad): Registra la cantidad total de unidades compradas del artículo o servicio.
• Valor Bruto: Indica el valor inicial proporcionado por el proveedor, sin aplicar descuentos ni ajustes.
• Dto. (Descuento): Si aplica, ingrese el porcentaje de descuento acordado para el artículo o servicio.
• Costo Unitario: Digita el valor real por unidad, tal como fue establecido en la factura de compra con el proveedor, después de aplicar cualquier descuento.
• Total: Este campo se calcula automáticamente y muestra el resultado de multiplicar la cantidad comprada por el costo unitario.
• % IVA: (Porcentaje de IVA / IVA Descontable): Refleja el porcentaje de IVA registrado previamente en el catálogo del artículo o servicio. El sistema calcula y muestra el valor del IVA como un impuesto descontable.
• Adiciona: Permite agregar nuevas referencias de artículos o servicios al comprobante actual.
• Quita: Seleccione un artículo o servicio ya ingresado y haga clic en este botón para eliminarlo del documento.
• Busca: Facilita la búsqueda de artículos o servicios registrados en el sistema.
• Descripción: Campo destinado a ingresar observaciones, descripciones adicionales o propiedades específicas del registro.
• Limpia: Elimina todas las referencias de artículos o servicios relacionadas en el comprobante actual.
• FPago (Forma de Pago): Seleccione la forma de pago asociada al comprobante: efectivo, transferencia bancaria, cuentas por pagar, entre otras.

Ejemplo:

Pestaña: Impuestos / Retenciones

Esta pestaña permite gestionar los impuestos y retenciones aplicables a la transacción registrada en el comprobante de compra. Su correcto diligenciamiento garantiza el cumplimiento de las obligaciones fiscales de la entidad.

En la pestaña de Impuestos, el sistema ofrece tres opciones (A, B y C) para aplicar la retención en la fuente. Es importante tener en cuenta que:

Si selecciona la opción A, B o C para la retención en la fuente en la pestaña de Impuestos, debe asegurarse de marcar la misma letra (A, B o C) en la columna Ret Fte de la pestaña Inventarios/Servicios.

Esto garantiza que el sistema relacione correctamente la base gravable del ítem con la retención correspondiente, permitiendo un cálculo automático y coherente del valor a retener.

Así es como se visualiza la compra registrada. Este registro queda disponible para consultas, reportes contables y seguimiento de compras dentro del sistema.

Nota de inventarios

Ruta: Movimientos - Inventario - Nota de inventario

Una vez creado el comprobante, pueden continuar con el proceso sin inconvenientes.

Documento contable utilizado para registrar el ingreso de inventario de mercancía.

Este tipo de ingreso aplica para cualquier motivo distinto a una factura de compra, permitiendo realizar movimientos de ajuste directamente en el comprobante.

• Fecha: Permite digitar la fecha de causación del ingreso a realizar.
• Detalle: Espacio para describir el detalle del comprobante.
• Tercero: Ingrese el NIT, cédula de ciudadanía y/o nombre del solicitante.
• No Ext.: Si cuenta con un consecutivo de un documento provisional o de origen externo, debe indicarlo aquí.
• Bodega Origen: Seleccione la bodega correspondiente a este comprobante.
• Cuenta: Corresponde a la cuenta contable de contrapartida para la imputación.
• Adiciona: Habilita un nuevo ítem para registrar referencias y/o productos.
• Quita: Permite eliminar el ítem seleccionado.
• Busca: Facilita la búsqueda de productos a través del catálogo de artículos.
• Excel: Opción para exportar el documento a una plantilla de Excel.
• CCO – SCC: Permite relacionar un centro de costo y subcentro de costo.
• Grabar: Guarda el documento una vez diligenciado.

Consulta posterior en el Kardex

Una vez elaborada la nota de inventario, podrá ingresar al Kardex, consultar la referencia correspondiente y observar la rotación del inventario.

Ejemplo:

Traslado entre bodegas

Ruta: Movimientos - Inventario - Traslado Entre Bodegas

Permite realizar el traslado de inventarios entre bodegas, afectando únicamente las cantidades de los productos, sin modificar su costo.

• Fecha: Digite la fecha contable en formato MM/DD/AAAA.
• Detalle: Campo para describir el motivo o información relevante del comprobante.
• Tercero: Seleccione el tercero asociado. Este debe estar previamente creado en el catálogo de terceros con su respectiva clasificación.
• Bodega Origen: Seleccione la bodega desde la cual se enviará la mercancía.
• Bodega Destino: Seleccione la bodega a la cual se recibirá la mercancía.
• Grabar: Permite guardar el documento de traslado.
• Adiciona: Habilita un nuevo ítem para registrar la referencia y/o producto a trasladar.
• Quita: Elimina el ítem previamente seleccionado.
• Busca: Permite consultar productos a través del catálogo de artículos.
• Saldos: Consulta los saldos disponibles de los artículos, de forma específica o general.
• Excel: Exporta el documento en una plantilla de Excel.
• Kits: Seleccione kits de armado que agrupan varias referencias para su ingreso al inventario.
• Herramientas: Acceda a opciones adicionales relacionadas con el comprobante.

Consulta en Kardex

Una vez elaborado el traslado entre bodegas, puede ingresar al Kardex, consultar la referencia y verificar las cantidades disponibles por cada bodega.

Ejemplo:

Orden de traslado entre bodegas

Ruta: Movimientos - Inventario - Orden De Traslado Entre Bodegas

Una Orden de Traslado entre Bodegas es un documento interno que se utiliza para registrar, autorizar y controlar el movimiento de mercancía de una bodega o almacén a otra dentro de la misma empresa.

La orden suele incluir información como la fecha del traslado, la bodega de origen, la bodega de destino, las referencias y cantidades de los productos a mover, así como los nombres de las personas que autorizan, envían y reciben los artículos.

Este procedimiento es fundamental para mantener la trazabilidad del inventario y evitar pérdidas, errores o diferencias entre lo que hay físicamente y lo que se refleja en el sistema. Además, facilita la organización logística y asegura una adecuada disponibilidad de mercancía en las diferentes sucursales o puntos de venta.

• Fecha: Digite la fecha contable en formato MM/DD/AAAA.
• Detalle: Campo para describir el motivo o información relevante del comprobante.
• Tercero: Seleccione el tercero asociado. Este debe estar previamente creado en el catálogo de terceros con su respectiva clasificación.
• Bodega Origen: Seleccione la bodega desde la cual se enviará la mercancía.
• Bodega Destino: Seleccione la bodega a la cual se recibirá la mercancía.
• Grabar: Permite guardar el documento de traslado.
• Adiciona: Habilita un nuevo ítem para registrar la referencia y/o producto a trasladar.
• Quita: Elimina el ítem previamente seleccionado.
• Busca: Permite consultar productos a través del catálogo de artículos.

Salida de inventarios

Ruta: Movimientos - Inventario - Salida de Inventario

Es una herramienta del sistema que permite descargar o dar de baja el inventario, ya sea total o parcialmente, con el objetivo de facilitar ajustes por motivos como pérdidas, vencimientos, deterioro, obsolescencia, devoluciones no aprovechables o salidas no facturadas.

Esta funcionalidad permite registrar de manera formal y controlada la disminución de existencias, asegurando que el inventario reflejado en el sistema coincida con el inventario real en las bodegas. El proceso puede incluir la selección de artículos específicos, cantidades a descargar y la razón o causa del ajuste, generando así un documento soporte que puede utilizarse para fines contables o de auditoría.

Fecha: se debe ingresar en el formato MM/DD/AAAA.

Detalle: permite describir el detalle del comprobante.

Tercero: se digita el NIT, cédula de ciudadanía o el nombre del solicitante.

Bodega: se selecciona la bodega correspondiente desde la cual saldrá la mercancía.

Adic: habilita la opción para registrar la referencia y/o producto.

Quita: permite eliminar el ítem seleccionado.

Buscar: permite consultar productos desde el catálogo de artículos.

Excel: permite exportar el documento en una plantilla de Excel.

Grabar: guarda el documento en el sistema.

Cco/SCc: permite asociar un centro de costo y subcentro de costo.

Generales

Ruta: Procesos - Generales - Importar Información - Importar Catálogos

Este proceso permite ingresar información al sistema mediante plantillas en Excel, facilitando la carga masiva de datos en los diferentes catálogos disponibles.

Pasos a seguir:

1. Ingresar a la opción de Importar Catálogos.
   Desde esta opción podrá cargar archivos en formato Excel para actualizar o crear registros en los catálogos del sistema.

2. Habilitar el candado.
   Es indispensable activar el candado para permitir la selección y edición de los catálogos correspondientes.

3. Seleccionar el catálogo o grupo de archivos a importar.
   El sistema permite elegir uno o varios catálogos según lo que necesites cargar (por ejemplo, terceros, artículos, servicios, etc.).

Al hacer clic en la opción "Opciones", ubicada en la parte superior derecha de la pantalla, se habilitarán diversos campos de configuración que permiten personalizar y ajustar el proceso de importación como se observa en la imagen.

Modificar el nombre del archivo puede impedir su correcta lectura y generar errores al importar la información.

Archivos: Esta opción permite seleccionar la carpeta o ubicación donde se encuentran guardadas las estructuras (plantillas) en Excel para importar.

Indique la ruta: Seleccione la ruta exacta en su equipo o red donde esté ubicado el archivo del catálogo que desea importar.

Importar: Finalmente, haga clic en el botón "Importar", ubicado en la parte inferior de la ventana, para cargar la información al sistema.

Así es como el sistema confirma la finalización del proceso: Una vez realizada la importación, el sistema mostrará un mensaje indicando que la información ha sido cargada correctamente, confirmando que el proceso se ejecutó sin errores.

Ruta: Procesos - Generales - Exportar Información

Este proceso permite exportar información desde los distintos catálogos del sistema utilizando plantillas en formato Excel, facilitando la revisión, edición o respaldo de datos.

Pasos para la exportación:

1. Ingresar a la opción "Exportar Catálogos".
   Desde esta sección podrá seleccionar los catálogos de los que desea extraer información.

1. Habilitar el candado.
   Es indispensable activar el candado para poder seleccionar los catálogos correspondientes.

1. Seleccionar el catálogo o grupo de archivos a exportar.
   Marque los catálogos necesarios y continúe con el proceso para generar las plantillas en Excel.

Al hacer clic en la opción "Opciones", ubicada en la parte superior derecha de la pantalla, se habilitarán diversos campos de configuración que permiten personalizar y ajustar el proceso de importación como se observa en la imagen.

Modificar el nombre del archivo puede impedir su correcta lectura y generar errores al importar la información.

Archivos: Habilite la opción para seleccionar la carpeta o ubicación donde desea guardar las estructuras (plantillas) exportadas.

Indique la ruta: Seleccione la ruta en su equipo o red donde desea que se guarde el archivo exportado. Esta será la ubicación donde podrá encontrar el catálogo generado.

Exportar: Una vez configurada la ruta, haga clic en el botón "Exportar", ubicado en la parte inferior de la ventana.

Confirmación del proceso: Al finalizar la exportación, puede dirigirse a la carpeta seleccionada y validar el archivo generado.

Ruta: Procesos - Generales - Crear nueva Empresa

La creación de la empresa es uno de los procesos fundamentales, ya que representa el primer paso a realizar después de instalar el software SysCafé.

A través de esta opción, el sistema permite crear hasta 99 empresas utilizando la misma licencia, facilitando la gestión contable y administrativa de múltiples razones sociales desde una sola plataforma.

A continuación, se describen los campos que debe diligenciar para completar el proceso de creación de una nueva empresa:

1. Código:
   Ingrese un código de hasta 8 caracteres, sin espacios ni símbolos. Este identificador será utilizado para nombrar la carpeta donde se almacenará la base de datos de la empresa.
2. NIT:
   Digite el Número de Identificación Tributaria (NIT) correspondiente. Este campo es obligatorio para completar la creación.
3. Periodo Inicial:
   Defina el mes y año en el que se empezarán a registrar los movimientos contables en el sistema. Ejemplo: Mayo de 2025.
   Plan de Cuentas:
   En este caso, elija el plan Comercial Decreto 2650 (Antiguo) como base contable para la empresa. Más adelante, si lo requiere, podrá crear cuentas auxiliares adicionales de forma manual según las necesidades específicas de su operación contable.
   Actividad:
   Complete los campos relacionados con la actividad económica de la empresa. Esta información es requerida para la creación.
4. Capital:
   Seleccione el tipo de capital de la empresa:
   • Privada
   • Oficial
   • Pública y Economía Mixta
5. Tamaño de Empresa:
   Elija una de las siguientes opciones según corresponda:
   • Microempresa
   • Pequeña empresa
   • Mediana empresa
   • Gran empresa
6. Personería Jurídica:
   Indique la naturaleza jurídica de la empresa.
7. Función Social:
   Seleccione una de las siguientes opciones:
   • Con ánimo de lucro
   • Sin ánimo de lucro
   • Trabajo asociado
   • Economía solidaria
8. Sector Oficial:
   En caso de ser una entidad del sector público, seleccione una de las dos opciones:
   • Territorial municipal
   • Otras
9. Finalizar creación:
   Haga clic en el botón "Crear Empresa". Una vez finalizado el proceso, podrá iniciar sesión y seleccionar la empresa recién creada.

Facturación

Ruta: Procesos - Facturación

La facturación electrónica es el proceso mediante el cual las empresas emiten, envían y reciben documentos fiscales de forma digital, eliminando el uso de formatos en papel. Este sistema permite una mayor eficiencia, control y cumplimiento de las normativas fiscales vigentes.

En el proceso de facturación electrónica, se generan comprobantes de venta o documentos equivalentes de manera digital, los cuales son validados por la autoridad tributaria correspondiente. Esta validación asegura la autenticidad y el cumplimiento de las normativas fiscales del país.

Proceso de Facturación Electrónica:

1. Generación de Factura: A través del sistema, ingrese los datos necesarios (cliente, productos/servicios, valores, impuestos, etc.).
2. Validación del Documento: El sistema valida la factura electrónicamente ante la autoridad tributaria.
3. Envío al cliente: Una vez validada, la factura es enviada al cliente en formato digital.
4. Almacenamiento: La factura se archiva digitalmente, manteniendo su integridad y validez fiscal.

Requisitos:

• Estar registrado ante la autoridad tributaria como contribuyente de facturación electrónica.
• Tener acceso al software de facturación electrónica autorizado por la autoridad fiscal.
• Cumplir con las especificaciones técnicas y normativas locales para la emisión de facturas electrónicas.

Este proceso simplifica la gestión de ventas y mejora la relación con los clientes, brindando seguridad y transparencia en cada transacción.

Ruta: Procesos - Facturación - Facturación Electrónica

Esta es una de las formas disponibles para ingresar al módulo de Documentos Electrónicos, desde donde podrá consultar facturas electrónicas, documentos soporte y nóminas emitidas a la DIAN.

El sistema permite realizar búsquedas filtrando por tercero o por tipo de comprobante, y seleccionar el periodo deseado para su consulta.

Es así cómo puede llevar un control detallado de los documentos emitidos a un cliente específico, facilitando el seguimiento y verificación de la información enviada a la entidad.

Ruta: Procesos - Facturación - Reglas comerciales de Facturación

Las reglas comerciales son beneficios que la empresa ofrece a los compradores de sus productos. Estas reglas permiten automatizar los descuentos y promociones al momento de generar una factura, evitando la necesidad de aplicarlos manualmente.

Es decir, desde el sistema se pueden configurar descuentos y promociones, de forma que el software los aplique automáticamente cuando se emita la factura.

Una vez acceda a la ruta, deberá habilitar el candado ubicado en la pestaña "Parámetros", en la parte superior derecha. Haga clic en el candado para abrirlo y luego active el parámetro "Activar reglas comerciales en facturación".

Duplicar: Permite crear una copia de una regla comercial ya existente.

Nueva: Permite crear una nueva regla comercial.

Modificar: Permite editar las reglas comerciales que ya han sido creadas.

Eliminar: Permite eliminar reglas comerciales previamente configuradas.

Excel: Permite exportar un listado de descuentos especiales a un archivo Excel.

Modificar los seleccionados: Permite seleccionar varias reglas comerciales y modificar su estado o el porcentaje de descuento de manera simultánea.

También se pueden aplicar filtros para realizar una búsqueda más detallada de las reglas comerciales, lo que resulta útil si hay varias creadas. Los filtros disponibles incluyen:

• Línea, grupo, subgrupo, marca, clase, proveedor, referencia.
• Días de la semana en los que aplica la regla.
• Porcentaje de descuento.
• Estado de la regla (activa o no).

Podrá verificar si una regla comercial está activa mediante la columna "Activada", que muestra de forma clara si la regla está habilitada o deshabilitada.

Con estos campos claros, podrá continuar configurando las reglas comerciales.

Para crear una nueva regla comercial, haga clic en "Nuevo". Se abrirá una ventana donde podrá definir lo siguiente:

• Tipo de regla: Elija entre opciones como descuento comercial, descuento financiero, aplicar descuento en relación a otros ítems, máximo descuento permitido, aplicar precio, aplicar precio en relación a otros ítems, restringir la venta o cambiar la tarifa de IVA.
• Prioridad: Asigne un número para indicar qué regla tiene mayor prioridad, siendo 0 la más alta.
• Aplica: Indique si la regla aplica o no.
• Acción aplicada: Defina la acción que el sistema realizará, como aplicar un descuento, establecer un precio o cambiar la tarifa de IVA.
• Comentarios: Añada una descripción para la regla.
• Condiciones: Configure los filtros y condiciones bajo las cuales se aplicará la regla, como artículos específicos, tiempo de aplicación, etc.

Si desea aplicar un descuento a un artículo, debe relacionar su referencia. Si los artículos están clasificados por marcas, grupos o subgrupos, asegúrese de que esas categorías están configuradas previamente en el Catálogo de Artículos.

Al finalizar, podrá ver un resumen de las reglas configuradas, que incluye el porcentaje, la prioridad, el estado de la regla (activa o no), los comentarios y los parámetros afectados.

Una vez creadas las reglas comerciales, estas pueden aplicarse en la factura de venta.

La manera de proceder dependerá de cómo se haya configurado la regla comercial. Por ejemplo, si el descuento se aplica a una marca específica, lo primero que deberá ingresar en el comprobante de factura es la referencia del artículo.

Luego, completará los datos del tercero, vendedor, forma de pago, entre otros. De manera similar, si la regla comercial se aplica a una forma de pago, esta debe ingresarse primero, seguida de los demás datos. El proceso variará según la configuración de cada regla comercial.

Siguiendo estos pasos, podrá crear y configurar correctamente las Reglas Comerciales de Facturación.

Comerciales

Ruta: Procesos - Comerciales - Fidelización de Clientes

El proceso de fidelización de clientes busca fortalecer la relación entre la empresa y sus clientes mediante un sistema de acumulación de puntos. Cada vez que un cliente realiza una compra, acumula puntos que posteriormente puede redimir por productos, servicios o beneficios especiales.

Esta estrategia tiene como objetivo incentivar la recurrencia y preferencia por parte del cliente, promoviendo la lealtad hacia la marca o empresa.

Este mecanismo se gestiona a través de un módulo opcional del sistema, el cual no se encuentra activo por defecto. Para ponerlo en funcionamiento, es necesario seguir un procedimiento específico:

1. Ingresar a la ruta: Sistema - Parámetros - Facturación y Ventas - Módulos Especiales - Fidelización de Clientes.
2. Activar el parámetro correspondiente para habilitar el módulo de fidelización.

Una vez habilitado, el sistema permitirá registrar los puntos generados por cada cliente, establecer reglas para la redención y controlar el uso de estos beneficios como parte de la estrategia comercial de la empresa.

Para activar el parámetro complementario de fidelización de clientes, debe seguir estos pasos:

Ingresar a la ruta: Sistema - Parámetros - Parámetros avanzados - Fidelización de clientes.

Una vez allí, asegúrese de que la opción "usar programas de fidelización" esté marcada en SÍ para habilitar correctamente esta funcionalidad.

Para definir las reglas y calcular los puntos de fidelización de clientes, debe seguir esta ruta en el sistema:

Procesos - Comerciales - Fidelización de clientes - Definir reglas para calcular puntos.

Ahí podrá configurar cómo se asignan los puntos según las condiciones que desee establecer para premiar la fidelidad de sus clientes.

Da click sobre el botón (+)

Adicionar: permite agregar nuevas reglas para el cálculo de puntos.

Quitar: posibilita eliminar reglas que ya no sean necesarias.

Modificar: permite editar la información de una regla existente.

Aplicar filtros: se pueden usar filtros y parámetros como:

• Línea, grupo, subgrupo, marca, clase, proveedor, referencia, servicio,
• Forma de pago, tipo de tercero, grupo de tercero, comprobante, sucursal, programa.

Determinar plazo: establecer un plazo en días para redimir los puntos.

Periodo: seleccionar el rango desde – hasta para aplicar la regla.

Valor mínimo en ventas: elegir entre 3 opciones para establecer un valor mínimo.

Aplicar o no la regla: seleccionar si la regla estará activa o no.

Grabar: guardar la regla para conservar todos los cambios realizados.

Contables

Ruta: Procesos - Contables - Conciliación Bancaria

El procedimiento consiste en realizar mensualmente una conciliación entre los saldos registrados en la contabilidad de la empresa y los valores reportados en los estados de cuenta de las entidades financieras. Esto permite identificar y resolver diferencias, asegurando que ambos registros coinciden correctamente.

Información: permite consultar el periodo, cuenta contable y nombre del archivo de conciliación.

Movimiento: muestra todos los comprobantes elaborados en el periodo de consulta.

Imprimir: opción para visualizar en pantalla, imprimir, o descargar en formato PDF.

Excel: permite exportar los movimientos de la conciliación en una hoja de cálculo.

Opciones: permite parametrizar el nombre del firmante, cargo del funcionario y observaciones para incluir en la impresión.

Saldos extractos ("..."): campo donde se digita el valor del saldo final del extracto bancario.

Saldo conciliación: resultado del saldo contable más/menos los registros agregados en conciliación.

Diferencia: valor resultante de restar el saldo conciliado al saldo del extracto bancario.

Adicionar / Eliminar: botones para agregar o quitar registros en la conciliación.

Inventarios

Ruta: Procesos - Inventarios

Ruta: Procesos - Inventarios - Conteo físico del inventario

Es una herramienta que permite ajustar el inventario, tanto en cantidades como en costos, a una fecha específica. Para utilizarla, la empresa debe realizar un inventario físico y luego ingresar los datos en el sistema.

El sistema habilitará un recuadro donde podrá gestionar un nuevo conteo o revisar los conteos realizados anteriormente.

• Nuevo: Permite ingresar las existencias del inventario. Al seleccionar esta opción, el sistema abrirá un recuadro donde podrá registrar cada referencia que va a ajustar o hacer uso de los filtros de búsqueda para facilitar la selección.

Una vez seleccione "Nuevo", deberá asignar un nombre al registro del conteo físico de inventario.

• Abrir: Permite visualizar la información de un conteo físico específico.
• Diferencias: Permite consultar las diferencias entre el inventario físico (el que realmente está en el almacén) y el inventario registrado en el sistema. Esto se basa en la información previamente ingresada. Cabe destacar que el sistema no permite modificar directamente el inventario, pero sí genera una Nota de Inventario para realizar los ajustes necesarios en los registros del sistema.

El sistema también cuenta con filtros específicos que facilitan la consulta detallada de las diferencias. Estos filtros están disponibles a través del botón "Opciones", permitiendo personalizar la búsqueda según distintos criterios.

Una vez cree el archivo de conteo físico del inventario, en la parte inferior del recuadro aparecerán las siguientes opciones:

• Adicionar: Permite agregar una a una las referencias que desea ajustar en el inventario.
• Quitar: Permite eliminar un registro ya ingresado en el conteo.
• Buscar: Permite realizar una búsqueda avanzada de los artículos registrados en el catálogo y agregarlos al conteo.
• Todo: Permite utilizar filtros de búsqueda, como línea, grupo, subgrupo, marca y proveedor, para agregar productos al conteo.
• Excel: Permite exportar la estructura del conteo a un archivo Excel, donde podrá relacionar la información de referencia, cantidad, detalle, saldo en el sistema, marca, referencia del proveedor, costo promedio y último costo.
• Diferencias: Permite parametrizar y elaborar la Nota de Inventario para realizar los ajustes correspondientes. Además, podrá compararlo con el archivo de historial de saldos (por ejemplo, "20230531093643 - SALDOS A MAY-31-2023 09-36").

Comparar Contra: Permite comparar el conteo físico con una bodega específica o con un archivo de saldos histórico de bodega.

Método de Comparación: Permite elegir si desea comparar todos los artículos creados en el catálogo o sólo aquellos que fueron incluidos en el conteo físico.

Costear Diferencia con Base a: Permite realizar el costeo de las diferencias basándose en el costo promedio o en el último costo neto de compra registrado en el catálogo de artículos.

Qué Operación Desea Aplicar: Permite seleccionar la operación que se llevará a cabo, como elaborar una Nota de Inventario, Factura de Venta, Factura de Venta POS o Traslado entre tallas.

Periodo: Es importante especificar el periodo en el que se afectará el conteo.

Bodega: Permite seleccionar la bodega que se verá afectada por el conteo.

Elaborar Nota: Al seleccionar este icono, podrá elegir el tipo de comprobante y proceder con la elaboración del documento.

Informes: Permite imprimir el informe, generarlo en pantalla o guardarlo en formato PDF.

Excel: Permite exportar el informe a un archivo Excel.

Ruta: Procesos - Inventarios - Cancelar Inventario

Es una herramienta que permite eliminar los saldos del inventario.

Para realizar este proceso, debe ingresar por la ruta: Procesos/Inventarios/Cancelar Inventario. Este método deja en cero tanto la cantidad como el costo del inventario, con el fin de reorganizar la mercancía.

Al ingresar en la ruta mencionada, el sistema habilitará un nuevo recuadro, donde deberá seguir el paso a paso para completar el proceso.

• Periodo: Seleccione el mes para cancelar el inventario.
• Inventario: Podrá cancelar el inventario utilizando dos alternativas:
  1. General costos y unidades de bodega principal: Cancela todo el inventario registrado en el software.
  2. Cancelación de solo unidades de bodegas excepto la principal: Permite seleccionar cada bodega a cancelar.

Al seleccionar la segunda opción, el sistema ofrece dos alternativas: crear una Nota de Inventario o realizar un Traslado de Bodegas. Si elige la opción de Nota de Inventario, deberá seleccionar la bodega específica donde se realizará la cancelación. Si opta por un Traslado de Bodegas, el sistema transferirá todos los saldos de la bodega seleccionada a la bodega principal, y luego podrá proceder con la cancelación usando la primera opción.

Si no selecciona ninguna bodega y opta por el comprobante de traslado, el sistema generará una Nota de Inventario para cada bodega existente.

• Nota: Es necesario digitar el campo "Cuenta" para ajustar contablemente el inventario.
• Grabar: Finalmente, seleccione la opción "Grabar" para que la Nota de Inventario quede registrada en el sistema.

Una vez realice la cancelación de inventario, podrá ingresar al Kardex y consultar las referencias canceladas.

Ejemplo:

Periodos

Ruta: Procesos - Periodos

Al ingresar a la ruta indicada anteriormente, los usuarios podrán modificar el periodo en el que se encuentran actualmente. Esta opción les permitirá seleccionar un nuevo período según sus necesidades o la etapa del proceso en la que se encuentren

Consulta De Comprobantes

Ruta: Informes - Consulta de Comprobantes

En la ruta de consulta de comprobantes, podrá asociar al TERCERO para validar todos los comprobantes que han sido aplicados a ese cliente en específico.

El paso mínimo es asociar al TERCERO, lo cual le permitirá obtener los comprobantes relacionados con ese cliente en particular.

Si desea realizar una búsqueda más detallada y precisa, puede incluir filtros adicionales, como:

• Tipo de comprobante: Seleccione el tipo de comprobante que desea consultar, ya sea factura, nota de crédito, pago, entre otros.
• Fecha: Defina un rango de fechas para limitar la búsqueda a un período específico.
• Clase: Especifique la clase del comprobante, si es relevante para su consulta.

Recomendaciones:

• Verifique los datos ingresados: Asegúrese de ingresar correctamente el documento de identidad del tercero y los filtros seleccionados para evitar resultados incorrectos.

Finalmente, haga clic en el botón CONSULTAR para ejecutar la búsqueda y obtener los resultados de los comprobantes asociados al tercero seleccionado.

Listado Comprobantes

Ruta: Informes - Generales - Listado Comprobantes

En esta opción, puede generar un INFORME que le proporcionará un listado detallado de los COMPROBANTES generados, permitiéndole aplicar filtros según los siguientes criterios:

• Clase: Filtrar por la clase de comprobante, como factura, nota de crédito, pago, etc.
• Tipo de comprobante: Seleccionar el tipo específico de comprobante que desea consultar.
• Fecha: Definir un rango de fechas para limitar la búsqueda a un período determinado.
• Tercero: Filtrar por el tercero (cliente o proveedor) asociado a los comprobantes.

Además, el sistema le ofrece la flexibilidad de filtrar los comprobantes según su estado:

• Comprobantes anulados: Mostrar solo aquellos comprobantes que han sido anulados.
• Comprobantes no anulados: Ver los comprobantes que aún están activos y no han sido anulados.
• Todos los comprobantes: Visualizar todos los comprobantes generados, independientemente de su estado.

Ejemplo:

Contabilidad

Ruta: Informes - Contabilidad

Ruta: Informes - Contabilidad - Libro Auxiliar

Es un libro complementario a los principales libros contables, que permite visualizar todas las operaciones registradas durante un período determinado.

Puede ser consultado en pantalla, impreso o exportado a Excel, facilitando el análisis y seguimiento de la información contable.

Periodos: Permite filtrar el informe por un período específico, facilitando la consulta de las operaciones dentro de un rango de fechas determinadas.

Seleccionar Cuentas: Ofrece la opción de filtrar los códigos contables que se desean consultar. Si no se selecciona ningún código, el sistema mostrará todos los movimientos contables registrados.

Formato: Proporciona tres alternativas de consulta:

1. Estándar: Muestra los datos contables de manera general.
2. Centros de Costo: Muestra los movimientos distribuidos por los diferentes centros de costo.
3. Filtrando un Tercero: Permite filtrar las operaciones de un tercero específico, como clientes o proveedores.

Opciones: Habilita diversos parámetros que el usuario puede ajustar según sus necesidades al generar el informe.

Ordenar Por: Permite personalizar el orden del informe según criterios como fecha, tipo de transacción, número de documento, N° de cheque externo, o detalle de la operación.

Imprimir: Ofrece la opción de generar el informe en pantalla para su revisión o imprimirlo directamente.

Excel: Permite exportar el informe a formato Excel, facilitando su análisis y manipulación fuera del sistema.

Ejemplo:

Ruta: Informes - Contabilidad - Informes Financieros - Balance detallado

El balance general es uno de los estados financieros fundamentales que toda empresa o negocio debe preparar para dar a conocer su estructura financiera.

Periodo: Permite consultar el periodo, definiendo un rango desde hasta.

Nivel de detalle: Permite seleccionar el nivel de visualización del informe, desde clases, grupos, cuentas, subcuentas, auxiliares, terceros hasta centros de costos.

Modo: Elija entre el modo General o Centros de Costo.

Seleccionar cuentas: Permite filtrar por cuentas específicas.

Tercero: Permite filtrar por tercero.

Imprimir: Permite generar el informe en pantalla, en formato PDF o imprimirlo directamente.

Excel: Permite exportar la estructura del balance a un archivo Excel.

Ejemplo:

Ruta: Informes - Contabilidad - Informes Financieros - Estado de Situación Financiera

Es un informe que presenta de manera clasificada, resumida y consistente la situación financiera de la entidad en un período determinado. Revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio.

Periodo: Permite consultar por mes o activar el parámetro "Comparar con otro período", lo que habilita un segundo campo para la comparación.

Nivel: Genera el ESFA a nivel de cuentas o subcuentas.

Cuentas Contables: El código de utilidad y pérdida del ejercicio debe estar configurado a través de la ruta: Catálogo Plan de Cuentas/Herramientas/Definición de Cuentas/Varios.

Parámetros: Active los parámetros adecuados para generar el informe.

Título del informe: Permite personalizar el título del estado de situación financiera.

Imprimir: Permite generar el informe en pantalla, en formato PDF o imprimirlo directamente.

Excel: Permite exportar la estructura del estado de situación financiera a un archivo Excel.

Ejemplo:

Ruta: Informes - Contabilidad - Informes Financieros - Estado de Resultados

El estado de resultados muestra los movimientos de ingresos, gastos y costos de la entidad, basándose en el flujo de ingresos generados y consumidos durante el periodo.

Periodo: Permite consultar hasta 2 períodos y activar el parámetro "Ver porcentaje de aumento/disminución". Además, se puede consultar el informe "Acumulado".

Nivel: Permite visualizar el estado de resultados a nivel de cuentas, subcuentas y auxiliar 1.

Formato: Existen 5 formatos de impresión disponibles: estándar, comercial, servicios públicos, entidades públicas y colegios.

Tipo: Tres opciones disponibles: General, Centros de Costos y Subcentros de Costos.

Parámetros: Active los parámetros adecuados para generar el informe.

Nombre del informe: Permite personalizar el título del estado de resultados.

Imprimir: Permite generar el informe en pantalla, en formato PDF o imprimirlo directamente.

Excel: Permite exportar la estructura del estado de resultados a un archivo Excel.

Ejemplo:

Cuentas por cobrar

Ruta: Informes - Cuentas Por Cobrar

Ruta: Informes - Cuentas Por Cobrar - Consultas

La herramienta para consultar la cartera y anticipos de clientes es un módulo diseñado para facilitar la visualización y gestión de las deudas pendientes o pagos adelantados que los clientes tengan con la entidad.

Esta herramienta cuenta con filtros avanzados que permiten obtener información detallada, clasificando y destacando visualmente la cartera mediante el uso de colores que diferencian entre cartera vigente y cartera vencida, haciendo más práctico su análisis.

Adicionalmente, la herramienta ofrece múltiples formatos de reporte que permiten generar estados de cuentas por cobrar según distintas necesidades, brindando a los usuarios la flexibilidad de elegir el informe que mejor se adapte a sus requerimientos de gestión financiera y toma de decisiones.

Periodo: permite seleccionar el rango de fechas en el que desea consultar los movimientos de cartera. Puede determinar desde qué fecha hasta qué fecha visualiza la información correspondiente.

Cliente: posibilita filtrar la consulta por un cliente específico. Puede digitar el nombre, número de identificación o seleccionar desde una lista desplegable para obtener el detalle de su cartera o anticipos.

Cuentas contables: ofrece la opción de filtrar los resultados con base en una o varias cuentas contables asociadas a la cartera o anticipos. Esto permite enfocar la consulta en cuentas específicas del plan contable, facilitando un análisis más preciso.

Ejemplo:

Ruta: Informes - Cuentas Por Cobrar - Circular de Cobro vía E - Mail

La Circular de Cobro vía E-mail es una funcionalidad del sistema que permite enviar a los clientes, de manera automatizada o manual, un aviso o recordatorio sobre el estado de su cartera pendiente por medio del correo electrónico registrado en su perfil. Esta herramienta facilita la gestión de cobranza y mejora la comunicación con los clientes respecto a sus obligaciones financieras.

Características principales:

• Personalización del mensaje: puede editar el contenido del correo, incluir saludos personalizados, detalles de la deuda, fechas de vencimiento y medios de pago.
• Registro de envío: queda evidencia del envío en el historial de contacto con el cliente, lo cual puede usarse para seguimiento o auditoría.

Ejemplo:

Ruta: Informes - Cuentas Por Cobrar - Informe de Cartera

Período: seleccione el periodo de corte a consultar.

Formato: podrá generar diferentes formatos de informe.

Agrupar por: podrá agrupar el informe con el fin de personalizar su presentación en pantalla o Excel.

Cuentas: códigos contables parametrizados en formas de pago, que permite la consulta de los movimientos de cartera.

Opciones: podrá seleccionar diversas opciones, teniendo en cuenta la necesidad del informe.

Rango de Edades: teniendo en cuenta el rango de edades, el sistema consultará los movimientos teniendo en cuenta esos datos.

Filtros: en este espacio podrá aplicar filtros de consulta como: tipo de comprobante, cliente, vendedor, forma de pago, listas de precios, entre otros.

Intereses: aplica para el formato de circular de cobro, donde podrá realizar el cálculo de los intereses teniendo en cuenta los días de mora.

Imprimir: permite generar el informe en pantalla o directamente imprimirlo.

Excel: permite exportar la estructura del informe en Excel.

Contabilidad: brinda la posibilidad de seleccionar el tipo de contabilidad a generar.

Ejemplo:

Ruta: Informes - Cuentas Por Cobrar - Exportar Cartera

Esta herramienta permite exportar el listado completo de la cartera correspondiente a un periodo determinado, facilitando la gestión y análisis de la información financiera de los clientes.

Durante el proceso, el usuario puede seleccionar los campos específicos que desea visualizar, como por ejemplo: cliente, documento, saldo, fecha de vencimiento, entre otros, según la necesidad de la consulta.

El sistema ofrece varias opciones de formato de exportación, entre ellas:

• Excel (XLS): ideal para revisar, filtrar y ordenar los datos de forma tabular.
• Texto CSV (compatible con Excel): útil para importar en otras plataformas o sistemas externos.
• Texto plano (TXT): adecuado para usos técnicos o integraciones.
• Tabla DBF: pensado para conexiones con sistemas contables que aún operan con bases de datos estructuradas tipo base.

Esta funcionalidad mejora el control sobre la cartera y permite generar informes personalizados para toma de decisiones o presentación ante entes de control o auditoría.

• Período: opción que permite filtrar un periodo determinado para la consulta del informe.
• Exporta: permite generar y descargar un archivo en formato Excel con la información previamente filtrada, ideal para compartir o procesar externamente.

Cuentas por pagar

Ruta: Informes - Cuentas Por Pagar

Ruta: Informes - Cuentas Por Pagar - Consultas

Herramienta diseñada para consultar las obligaciones por pagar y los anticipos registrados con proveedores, ya sea como deudas contraídas o pagos adelantados.

Incorpora filtros que permiten obtener información detallada y utiliza un sistema de colores para diferenciar visualmente los valores vigentes de los vencidos, facilitando su análisis.

Además, ofrece múltiples reportes de cuentas por pagar, brindando la flexibilidad de elegir el formato que mejor se adapte a las necesidades del usuario.

1. Fechas: Permite seleccionar el año y mes del periodo de consulta.
   Ejemplo: enero 2023 - mayo 2023.
2. Proveedor: Seleccione el proveedor a consultar.
   

   Nota: Es necesario que el tercero esté clasificado como "Proveedor" en el catálogo de terceros.

3. Cuentas: Consulta los movimientos asociados a los códigos contables parametrizados en el catálogo de formas de pago.
4. Paz y Salvo: Genera un documento que certifica que la empresa está al día en sus pagos con el proveedor.
   

   Nota: Para obtener este informe, debe solicitarse formalmente al área de soporte técnico.

5. Imprimir: Permite visualizar el informe en pantalla o enviarlo directamente a impresión.
6. Excel: Exporta la estructura del informe a un archivo en formato Excel.
7. Anexo: Campo para incluir una observación adicional que será visible en el informe impreso.
8. Consultar: Ejecuta la búsqueda y muestra la información según los filtros aplicados.
9. Consulta Total: Muestra todos los documentos elaborados a nombre del proveedor dentro del periodo de consulta.
10. Consulta de Movimientos: Presenta los movimientos contables (débito y crédito) que afectan la cartera del proveedor.
11. Anticipo / Cupo: Informa si existen anticipos causados y pendientes por aplicar, así como el cupo autorizado desde el catálogo de terceros.
12. Saldo / Vencido: Refleja el saldo total en cartera y los valores vencidos a la fecha de la consulta.
13. Consulta Parcial: Muestra únicamente los movimientos que aún tienen saldos pendientes de pago.

Ejemplo:

Ruta: Informes - Cuentas Por Pagar - Informe de Cuentas por Pagar

El Informe de Cuentas por Pagar es una herramienta clave en la gestión financiera de la empresa, ya que permite obtener una visión clara y estructurada de las obligaciones económicas pendientes con los proveedores.

Este informe consolida información relevante como saldos totales, valores vencidos, anticipos, fechas de vencimiento y clasificación por edades de cartera.

Su propósito principal es facilitar el análisis y la toma de decisiones en relación con los pagos, permitiendo:

• Priorizar compromisos financieros según su vencimiento.
• Verificar la correcta aplicación de anticipos o pagos parciales.
• Identificar posibles riesgos por acumulación de deuda.
• Mantener relaciones sanas y confiables con los proveedores.
• Respaldar procesos de auditoría, tesorería y control interno.

El informe puede generarse con diferentes filtros (por proveedor, cuenta contable, período, etc.) y es exportable en distintos formatos, lo que lo convierte en una herramienta flexible, adaptable y fundamental para el seguimiento y control de la cartera por pagar.

1. Período: Permite seleccionar el periodo de corte o la fecha de consulta.
2. Cuentas: Consulta los movimientos asociados a los códigos contables parametrizados en el catálogo de formas de pago.
3. Tipo de Informe: Opción para generar diferentes tipos de reportes según las necesidades del usuario (detallado, consolidado, etc.).
4. Agrupar por: Permite agrupar la información en pantalla o en Excel por diferentes criterios, facilitando la personalización del reporte.
5. Filtrar: Posibilita aplicar filtros avanzados como:
   
   • Tipo de comprobante
   • Proveedor
   • Centro de Costos (Ccostos)
   • Subcentro de Costos (SCCosto)
   • Nuevo filtro disponible: Número externo
6. Ver Anticipos: Al activar esta opción, el informe incluirá los anticipos causados en las cuentas por pagar.
7. Fecha de Causación / Fecha de Vencimiento: Permite consultar los comprobantes aplicando rangos de fechas según la fecha de causación o la fecha de vencimiento.
8. Imprimir: Genera el informe para su visualización en pantalla o para impresión directa.

Ruta: Informes - Cuentas Por Pagar - Exportar Cuentas por pagar

La opción "Exportar Cuentas por Pagar" permite al usuario generar y descargar la información correspondiente a las obligaciones pendientes con proveedores en formatos digitales, principalmente Excel.

Esta funcionalidad es clave para el análisis externo, la elaboración de reportes personalizados, la conciliación contable y la planificación financiera.

• Período: opción que permite filtrar un periodo determinado para la consulta del informe.
• Exporta: permite generar y descargar un archivo en formato Excel con la información previamente filtrada, ideal para compartir o procesar externamente.

Inventarios

Ruta: Informes - Inventarios

Ruta: Informes - Inventarios - Kardex

El Kardex es un documento de control fundamental cuando se utiliza un sistema de inventario permanente. Su principal función es registrar y reflejar, de forma cronológica y detallada, todos los movimientos de un producto específico en términos de cantidades y costos.

Este documento permite:

• Visualizar entradas, salidas y saldos de inventario en cualquier momento.
• Controlar los costos unitarios y totales asociados a cada movimiento.
• Auditar y verificar la trazabilidad de los productos almacenados.
• Apoyar la toma de decisiones en procesos de compras, ventas, producción y contabilidad.

El Kardex es una herramienta clave para mantener la coherencia entre la gestión física y contable del inventario, garantizando exactitud en los reportes y facilitando procesos de cierre contable y fiscal.

Seleccionamos el periodo y la referencia deseada, luego hacemos clic en Consultar. El sistema mostrará la información requerida de manera rápida y precisa.

Ejemplo:

Ruta: Informes - Inventarios - Saldos de Inventario - Saldos de Inventario

Tipo de informe: Seleccione entre informe general, por bodegas o por bodegas en columnas.

Filtrar por: Aplicar filtros para simplificar la información presentada.

Formato: Elija entre tres formatos de impresión: Normal, Para conteo físico o Formato para impresora POS.

Imprimir: Visualice el informe en pantalla o imprímalo directamente.

Excel: Exporte el informe con la columna adicional MODELO/COLECCIÓN incluida.

Periodo: Filtre el informe por un período específico.

Tipo de contabilidad: Seleccione entre contabilidad fiscal o financiera.

Valorar inventario: Elija entre 7 métodos de valoración:

1. Actual promedio
2. Última compra
3. Última compra neta
4. Precio venta
5. Precio venta POS
6. Última compra + impoconsumo
7. Última compra + IVA + impoconsumo

Agrupar por: Seleccione entre tres opciones para agrupar la información.

Ordenar por: Organice el informe por referencia, detalle, unidad de presentación o código de ubicación.

Opciones: Configure métodos adicionales para personalizar el informe.

Ruta: Informes - Inventarios - Movimiento/Extractos/Rotación

Los informes de inventarios permiten un control detallado y análisis de los productos almacenados a través de diferentes perspectivas:

• Movimiento: Muestra un registro cronológico de todas las entradas y salidas de productos, detallando cantidades y costos. Es fundamental para conocer la dinámica de inventario en tiempo real.
• Extractos: Proporciona un resumen consolidado de los movimientos del inventario por producto o referencia, facilitando la revisión rápida del saldo actual y los cambios ocurridos en un período determinado.
• Rotación: Analiza la frecuencia con la que los productos se venden o utilizan, ayudando a identificar la velocidad de movimiento y optimizar la gestión de stock para evitar excesos o faltantes.

Estos informes son esenciales para una gestión eficiente del inventario, contribuyendo a la toma de decisiones estratégicas en compras, producción y ventas.

La información puede filtrarse según las necesidades específicas de la empresa, facilitando un análisis personalizado y eficaz.

Ejemplo:

Tesorería

Ruta: Informes - Tesorería - Estado de Caja

Este informe proporciona un resumen detallado de los movimientos de efectivo y saldos disponibles, facilitando el control y seguimiento de la liquidez de la empresa.

Ventas

Ruta: Informes - Ventas

Ruta: Informes - Ventas - Récord de Ventas

Permite consultar las facturas de venta generadas en el sistema, detallando cantidades y valores. Puede filtrar por tipo de movimiento, tipo de ítems y un período determinado, además de elegir la forma de agrupamiento y orden que prefiera. También ofrece la opción de exportar la información a Excel para un análisis más detallado.

1. Tipo de informes: Seleccione el tipo de movimiento (ventas, pedidos, remisiones, cotizaciones) y el tipo de ítems (Inventario o Servicios).
2. Periodo: Filtre el informe por un rango de fechas específico.
3. Agrupar por: Elija entre tres opciones para agrupar la información.
4. Ordenar por: Defina el orden del informe (valores, cantidades, utilidad, %Rentabilidad, %Utilidad).
5. Parámetros: Configure opciones adicionales.
   

   Nota: Al activar "Incluir valor de impuestos", se considerarán IVA, ICO e Impuestos Saludables.

6. Filtros: Aplique filtros para simplificar la consulta, incluyendo la opción por "Clase" de artículos.
7. Imprimir: Visualice o imprima el informe.
8. Excel: Exporte el informe a Excel.

Ruta: Informes - Ventas - Examinar Ventas por Comprobante

Facilita la generación de un informe detallado que desglosa las ventas por cada comprobante de facturación emitido en un período específico. Además, ofrece múltiples opciones de personalización para adaptar la visualización de los datos según sus necesidades.

• Desde/Hasta: Ingrese el periodo para la consulta.
• Datos: Muestra información de los comprobantes consultados.
  

  Nota: Se incluyen columnas para impuestos saludables IBUA e ICUI.

• Ventas, Devoluciones, Neto: Detalla número de comprobantes, anulados, valores subtotales, totales, utilidad y peso en kg.
• Información: Muestra detalles del comprobante seleccionado.
• Herramientas: Opciones para asignar planillas, enviar por correo y recalcular puntos de fidelización.
  Contable: Visualiza valores totalizados por cuentas contables.
  Excel: Exporta el informe a Excel.
• Exportar: Define la ruta para guardar el archivo Excel.
  Resumen de Formas de Pago: Totaliza valores por cada forma de pago.
• Filtros: Permite seleccionar criterios de consulta.
  

  Nota: Se agregó filtro "Ver solo sin fecha de entrega" y opción para filtrar por usuario creador.

• Reportes: Visualiza planillas asignadas a comprobantes.
  

  Nota: Se añadieron nuevas columnas en el reporte de planillas.

• Consultar: Trae la información registrada en el sistema.
• Contabilidad: Seleccione tipo de contabilidad (fiscal o financiera).

Ruta: Informes - Ventas - Examinar Ventas por Referencia

Este informe permite analizar las ventas desglosadas por referencia de producto, facilitando la revisión detallada de cantidades y valores asociados a cada ítem vendido. Ofrece filtros personalizados para ajustar el periodo, tipo de movimiento, y agrupamiento, además de opciones para ordenar y exportar la información a Excel.

Es una herramienta útil para el control y seguimiento de inventarios, evaluación de desempeño por producto y toma de decisiones comerciales.

POS

Ruta: Informes - POS - Informe diario de Facturación

Informe que genera un desglose detallado de la facturación diaria, incluyendo la razón social de la empresa, rango de fechas de los comprobantes, números de identificación de las máquinas registradoras, ventas acumuladas, facturas y devoluciones emitidas, resumen de impuestos, totales por medios de pago y control de inventario de máquinas registradoras o computadores.

1. Tipo de informe: Puede generar informes parciales, acumulativos o de cierre de jornada fiscal.
2. Modalidad: Seleccione el tipo de autorización DIAN:
   • No Electrónica (talonario, computador, POS)
   • Electrónica (documento electrónico)
   • Ambos (todas las modalidades)
3. Periodo: Filtre el rango de fechas para la consulta.
4. Formato: Imprima en hoja carta, tiquete POS o pantalla. Puede filtrar por ventas y devoluciones, solo ventas o solo devoluciones.
5. Opciones: Configurar parámetros adicionales.
   

   Nota: Incluye nuevos campos como "SUBTOTAL BRUTO", "TOTAL DESCUENTOS", "SUBTOTAL", ajuste en "TOTAL PROPINAS", y columnas para impuestos "TOTAL IBUA" y "TOTAL ICUI". Requiere activar el parámetro "Ver descuentos" para mostrar descuentos y propinas.

6. Filtros: Aplicar filtros por bodega, PC y tipo de comprobante.
7. Imprimir: Visualice o imprima el informe.
   

   Nota: Se incluye una sección "Numeración anulada" que muestra facturas anuladas en el periodo.

8. Excel: Exporte el informe a Excel.

Fiscales

Ruta: Informes - Fiscales

Ruta: Informes - Fiscales - Informe de IVA

Este informe proporciona un resumen detallado del Impuesto al Valor Agregado (IVA) correspondiente a un período específico. Incluye el desglose de IVA generado en ventas y compras, facilitando el control fiscal y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

Además, permite filtrar por diferentes parámetros para obtener resultados precisos y exportar la información en formatos como Excel.

Primero, seleccione el periodo específico que desea consultar para obtener la información correspondiente. Luego, genere el informe en pantalla para visualizar los datos detallados. A partir de esta visualización, podrá realizar la auditoría pertinente, verificando y analizando la información conforme a los requerimientos establecidos.

Ruta: Informes - Fiscales - Informe de Retención

Mediante el Decreto 2229 del 22 de diciembre de 2023, el Gobierno Nacional estableció como plazo máximo para expedir los certificados de retención correspondientes al año gravable 2024 hasta el 31 de marzo de 2025.

Este decreto también especifica los términos que deben cumplir los agentes de retención para entregar la información sobre las retenciones en la fuente practicadas.

1. Período: Indique el rango de fechas del año para generar el certificado de retención (Ejemplo: 01/01/2024 - 12/31/2024). El formato debe ser MM/DD/AAAA.
2. Tipo de retención: Seleccione entre los 6 tipos disponibles, por ejemplo, Retención en la Fuente.
3. Tipo de informe: Existen tres opciones:
   
   • Informe Consolidado: Agrupa la base y el valor a pagar según el porcentaje de retención aplicado a cada tercero, mostrando además el código contable y datos adicionales como nombre, identificación, dirección y ciudad.
   • Informe Detallado: Muestra cada documento causado con sus bases y porcentaje de retención, junto con el código contable e información del tercero.
   • Certificados de Retención: Documento individual que reporta las retenciones efectuadas durante un periodo específico.

Ruta: Informes - Fiscales - Información exógena - DIAN

Conforme a la Resolución DIAN 000162 del 30 de octubre de 2023 y la Resolución DIAN 188 de 2024, el Gobierno Nacional define los sujetos obligados a presentar información exógena para el año gravable 2024.

La información exógena es una obligación formal que contribuye al cumplimiento de los tributos, como el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, IVA, Impuesto al Consumo, entre otros. Consiste en un conjunto de datos sobre las operaciones realizadas con clientes, proveedores o terceros, que las personas naturales y jurídicas deben presentar periódicamente a la administración tributaria.

Estos datos se suministran en formato XML para que la DIAN pueda analizar y cruzar la información fiscal de los contribuyentes. La información se carga mediante archivos que se suben a la plataforma web de la DIAN (Muisca) a través de dispositivos informáticos. Además, la DIAN pone a disposición un Prevalidador con formatos en Excel para facilitar el cumplimiento de las especificaciones técnicas establecidas en la normativa.

Cambios a partir del Año Gravable 2024

La Resolución DIAN 00162 será la norma vigente para la presentación de la información exógena correspondiente al año gravable 2024 y siguientes. Sin embargo, podrían emitirse resoluciones posteriores, como la Resolución DIAN 000188, que modifiquen algunos aspectos.

• Se elimina el uso de literales y se adoptan numerales para la identificación de conceptos.
• Las cantidades que obligan a reportar información exógena, antes en pesos colombianos, ahora se expresan en UVT (Unidad de Valor Tributario). En el formato 1001, la cuantía mínima para reportar pagos cambia de $100.000 a 3 UVT. Sin embargo, todos los pagos sujetos a retención en la fuente deben reportarse, independientemente del monto.
• En el formato 1008 (Cuentas por Cobrar), la cuantía mínima cambia de $500.000 a 12 UVT.
• En el formato 1009 (Cuentas por Pagar), la cuantía mínima cambia de $500.000 a 12 UVT.
• En el formato 1647, la cuantía mínima pasa de $1.000.000 a 24 UVT.
• En el formato 1010, se deben reportar todos los socios, comuneros, cooperados y asociados, sin importar el monto de su aporte a 31 de diciembre.
  Se adicionan nuevos conceptos en los formatos: 12 en el 1001, 3 en el 1007 y 2 en el 1009.

Tips importantes para la presentación

• El valor de la UVT para 2024 es 47.065, y ya está integrado en el proceso de generación de información exógena, por lo que no es necesario parametrizar manualmente.
• Al homologar las cuentas para cada formato, siempre seleccione el último nivel de la cuenta.
• Las cuentas de retención deben estar configuradas en el plan de cuentas con el parámetro de "Cuenta de Impuestos" y asociadas al concepto correcto para retenciones.
• Asegúrese que la información de los terceros esté completa en el Catálogo de terceros.
• Toda la información contable del año gravable debe estar correctamente digitada antes de generar el reporte.
• Realice una correcta homologación de las cuentas contables para cada formato.

Ruta: Informes - Fiscales - Certificado de Ingresos y Retenciones

Desde allí, podrá obtener la información consolidada, detallada o individual según el tipo de retención aplicada durante el periodo requerido.

Comprobantes

Ruta: Utilidades - Comprobantes

En la ruta indicada, podrá seleccionar el tipo y número del comprobante para realizar diversos procesos, tales como:

• Cambio de fecha del comprobante: Modifique la fecha asociada al comprobante según sea necesario.
• Contabilización del comprobante: Registre o ajuste la contabilización correspondiente.
• Información anexa del comprobante: Consulte o edite datos adicionales vinculados al comprobante.
• Anulación del comprobante: Cancele comprobantes que ya no sean válidos.
• Cambio de numeración: Ajuste el número del comprobante si es requerido.

A continuación, le explicamos cómo realizar cada uno de estos procedimientos.

Primero, localiza el documento seleccionando el tipo de comprobante y el número correspondiente como se observa en la imagen.

Una vez que haya localizado el documento, podrá ejecutar el proceso que mejor se ajuste a sus necesidades.

Modificación de la Fecha del Comprobante

Haga clic en el botón Fecha, ingrese la información correspondiente siguiendo el formato AÑO - MES - DÍA y, por último, haga clic en Grabar para guardar los cambios.

Contabilización del Comprobante

Si el sistema no genera la imputación contable del comprobante, puede utilizar la opción Contabilizar para completar el proceso y asegurarse de que quede correctamente registrado.

Datos

Acceda a la opción para consultar o editar datos adicionales relacionados con el comprobante. Esta funcionalidad le permite revisar información complementaria, como detalles específicos, notas asociadas, o cualquier otro dato relevante que se haya registrado junto con el comprobante.

Además, si necesita realizar ajustes o actualizaciones en la información, puede editarlos directamente desde esta sección.

Anulación de Comprobantes

Anule comprobantes que ya no sean válidos o necesarios para el registro contable. Esta opción le permite invalidar documentos de manera segura, garantizando que no afecten los reportes financieros ni el balance general.

El proceso de anulación asegura que el comprobante quede marcado como no operativo, manteniendo la trazabilidad y el historial de las acciones realizadas, lo cual es fundamental para auditorías y revisiones futuras.

En la ventana de Motivo, puede detallar la situación que justifica la anulación del comprobante o, si lo prefiere, dejar el campo en blanco. Después, haga clic en Grabar para completar el proceso de anulación.

Cambio de numeración

Ruta: Utilidades - Comprobantes - Cambio de numeración

Haga clic en el botón Renumera, ingrese la información correspondiente siguiendo el formato TIPO - NÚMERO y, por último, haga clic en Grabar para guardar los cambios.

Utilidades - Revisión y Auditoría

Ruta: Utilidades - Revisión y Auditoría

Al acceder a la ruta indicada anteriormente, siga el paso a paso que se muestra en las imágenes para identificar los errores en los comprobantes. Una vez localizados, proceda a corregirlos según corresponda.

Seleccione el período desde el cual desea buscar los errores en los comprobantes. Ingrese el año y mes en los campos Desde y Hasta. Luego, haga clic en Buscar Errores y espere a que el proceso se complete.

Este es el estado en el que el sistema debe permanecer en todo momento para asegurar su correcto funcionamiento y evitar la aparición de errores. Mantener esta configuración garantiza la estabilidad y la fiabilidad del sistema.

Mantenimiento a la Base de Datos

Ruta: Utilidades - Mantenimiento a la Base de Datos

Reparar 1: Corrige las inconsistencias internas del sistema. Este es el proceso de reparación que se utilizaba anteriormente.

Reparar 2: Se utiliza en caso de que persista el error. En esta situación, el sistema llevará a cabo una reparación más exhaustiva para resolver los problemas que no se han solucionado con la reparación estándar.

Reparar 3: Anteriormente conocido como Reparar DBC, este proceso ha sido restringido y ahora solo puede ser utilizado por el usuario de soporte para intervenciones más técnicas y avanzadas.

Sugerencia: Comience intentando con el Reparar 1 como primer paso para corregir las inconsistencias.

Cuando el proceso haya finalizado, haga clic en Optimizar para continuar.

Una vez que el proceso haya finalizado de manera exitosa, podrá confirmar que su base de datos está libre de problemas y funcionando correctamente.

Copias de seguridad

Ruta: Utilidades - Copias de Seguridad - Backups

Al ingresar a la ruta indicada previamente, deberán ubicar el botón identificado como "Realizar copia" y hacer clic en él. Este paso es fundamental para crear una copia del archivo o documento en cuestión, lo que les permitirá trabajar en una versión independiente sin afectar al original.

Una vez se haya ejecutado el proceso, podrá verificar en el sistema que la copia de seguridad se ha realizado correctamente. Esto se refleja de la siguiente manera:

Registro en el historial: En la sección correspondiente del sistema, encontrará un registro que documenta el evento de la copia de seguridad, permitiendo así su consulta futura para mayor control y trazabilidad.

Acceso al archivo copiado: El archivo duplicado estará disponible en la ubicación designada, con el nombre especificado o siguiendo el formato estándar establecido por el sistema, lo que facilitará su identificación y uso posterior.

Varios

Ruta: Utilidades - Varios

Calculadora

Si en algún momento necesita utilizar la calculadora, puede acceder a ella siguiendo la ruta previamente indicada. Una vez allí, simplemente presione las teclas Control + O de manera simultánea para abrir la herramienta. Este atajo de teclado le permitirá activar la calculadora de forma rápida y eficiente

Pasos detallados para el acceso:

1. Ubique la ruta mencionada anteriormente: Asegúrese de estar en la ubicación correcta dentro del sistema o plataforma, tal como se especificó previamente.
2. Ejecute el atajo de teclado: Presione las teclas Control + O. Este comando es reconocido por el sistema y activará la calculadora inmediatamente.
3. Uso de la calculadora: Una vez abierta, podrá realizar las operaciones necesarias, como cálculos simples o avanzados, según las funcionalidades disponibles.

Abrir Cajón Monedero

Si en algún momento necesita abrir el cajón monedero, puede hacerlo siguiendo la ruta indicada en este manual o utilizando el atajo de teclado Control + F5. Para completar el proceso, deberá ingresar la clave de acceso correspondiente al usuario actual

Consulta De Artículos Y Puntos

Puede realizar diferentes acciones dependiendo de la información que ingrese. A continuación, se explican las opciones disponibles:

En la sección CONSULTAS, tiene la opción de ingresar el código completo del ARTÍCULO para obtener información detallada sobre los precios asociados. Este proceso le permitirá acceder rápidamente a los datos necesarios para realizar consultas específicas.

En la sección CONSULTAS, tiene la posibilidad de ingresar el número completo del DOCUMENTO DE IDENTIDAD de un TERCERO previamente creado en el sistema para acceder a información sobre los precios de los artículos relacionados con ese tercero. Esta funcionalidad es ideal para realizar consultas personalizadas y adaptadas a las condiciones comerciales específicas de cada cliente o tercero registrado.

Copias de seguridad

Ruta: Advertencias - Copias de seguridad

Es crucial realizar una copia de seguridad diaria de la base de datos, ya que su ausencia conlleva un alto riesgo de pérdida irreparable de información en caso de daños.

En caso de que la copia de seguridad esté tardando más tiempo del esperado en completarse, tiene la opción de excluir ciertos archivos para agilizar el proceso. A continuación, se detalla cómo proceder y qué tipos de archivos podrían excluirse:

Búsqueda de errores

Ruta: Advertencias - Búsqueda de errores

Les recordamos la importancia de buscar y corregir errores en los movimientos registrados de manera semanal. Este hábito contribuye a mantener la información organizada, precisa y confiable, lo que es esencial para la correcta gestión operativa y contable del sistema.

Realizar revisiones periódicas permite identificar discrepancias, solucionar problemas a tiempo y prevenir acumulación de errores que puedan afectar los reportes, análisis y toma de decisiones.

Mantenimiento a la base de datos

Ruta: Advertencias - Mantenimiento a la base de datos

Le recordamos que al inicio de cada día es fundamental realizar el mantenimiento de la base de datos en el software SYSCAFÉ. Este procedimiento es clave para garantizar el correcto funcionamiento del sistema, prevenir posibles fallos y mantener la integridad y el rendimiento óptimo de los datos.

El mantenimiento diario ayuda a depurar información innecesaria, corregir inconsistencias y optimizar los procesos internos del sistema, asegurando una operación fluida y eficiente.

Bloqueo de archivos de Excel

Ruta: Advertencias - Bloqueo de archivos de Excel

De acuerdo con este caso, le sugerimos verificar que el programa de Excel esté configurado correctamente para asegurar su funcionamiento adecuado.

Acceda a Excel, luego diríjase a la sección de Archivo y haga clic en el botón Opciones como se observa en la imagen.

Ahora, en la ventana que se abre, haga clic en el campo Centro de Confianza y luego seleccione el botón Configuración del Centro de Confianza.

Haga clic en el campo Configuración de bloqueo de archivos y verifique que ninguno de los tipos de archivo tenga marcado el chulito . Si encuentra algún tipo de archivo seleccionado, por favor, desmarque todas las opciones.

La configuración de bloqueo de archivos debe coincidir exactamente con la que se muestra en la imagen. Asegúrese de que todos los ajustes sean los mismos para garantizar un funcionamiento correcto.

Por último, haga clic en Aceptar en todas las ventanas y cierre Excel para aplicar los cambios realizados.

Notificación de factura a múltiples correos electrónicos

Ruta: Botón Terceros - Botón Contacto

Si la empresa necesita asociar varios correos electrónicos para la notificación de facturas electrónicas, puede gestionarlos y organizarlos directamente en el siguiente campo dentro de la información del tercero.

Ejemplo:

1. Da click en el botón Modificar
2. Da click en el botón Contacto
3. Da click en el botón Adicionar
4. Escriba la información solicitada
5. Marque el chulito de la columna FEL
6. Los campos Teléfono y Dirección pueden dejarse en blanco, o si lo prefiere, puede completarlos con la información correspondiente para obtener más detalles. No es obligatorio llenar estos campos.
7. Salir y Grabar

Actualizar Saldos

Ruta: Advertencias - Actualizar Saldos

Le recordamos que al inicio de cada mes es fundamental realizar la actualización de saldos en el sistema. Este proceso asegura que la información financiera y operativa esté actualizada, precisa y lista para el registro de nuevas transacciones.

Mantener los saldos correctamente actualizados permite un mejor control sobre las cuentas, facilita la generación de reportes confiables y asegura que las decisiones empresariales se basen en datos reales.

Atajos de teclado en el Software

Ruta: Advertencias - Atajos de teclado

Generales:

• Bloquear sistema: Ctrl + F8.
• Selecc. Empresa/usuario: Ctrl + J
• Actualizar saldos: Ctrl + Y
• Utilidades comprobantes: Ctrl + U
• Consultas comprobantes: Ctrl + G
• Calculadora: Ctrl + O
• Menú de accesos directos: Ctrl + M

Catálogos:

• Catálogo plan de cuentas: Ctrl + L
• Catálogo de terceros: Ctrl + T
• Catálogo de artículos: Ctrl + A

Comprobantes:

• Nota de contabilidad: Ctrl + S
• Comprobante de egreso: Ctrl + E
• Recibo de caja: Ctrl + R
• Factura de venta: Ctrl + F
• Pedido del cliente: Ctrl + D
• Remisión/Cotización a cliente: Alt + H
• Compras: Ctrl + Q
• Nota de inventarios: Ctrl + I
• Traslado entre bodegas: Ctrl + K
• Nuevo comprobante: Ctrl + Z

Venta POS:

• Facturación POS: F9
• Devolución POS: F11
• Pedido POS: F7
• Abrir cajón monedero: Ctrl + F5
• Consulta de artículos y puntos: Ctrl + F6

Restaurar clave

Ruta: Advertencias - Restaurar clave

Si llega a perder u olvidar la clave de acceso de algún usuario creado en el sistema, podrá restaurarla de forma rápida, sencilla y segura, garantizando el acceso sin inconvenientes.

Para utilizar esta alternativa, se recomienda configurar el correo electrónico en los datos mínimos del usuario desde la sección de usuarios y permisos, tal como se muestra en la imagen.

Al intentar ingresar, la visualización será la siguiente:

Haga clic en el botón Solicitar para iniciar el proceso correspondiente. Al hacerlo, el sistema gestionará automáticamente la solicitud y procederá según las configuraciones establecidas.

El sistema enviará una contraseña temporal al correo electrónico registrado para permitir el acceso. Es fundamental que el correo esté correctamente ingresado, ya que, de no ser así, la información no será recibida.

Al correo registrado llegará un código similar al que se muestra en la imagen.

A continuación, ingrese el código recibido en su correo electrónico en el campo "INGRESE LA CONTRASEÑA TEMPORAL" y haga clic en ACEPTAR para continuar. Finalmente, presione el botón OK para finalizar el proceso.

Este proceso nos permite acceder al sistema con el usuario que estábamos intentando recuperar. Inmediatamente, aparecerá una ventana para asignar una nueva clave, siguiendo las pautas indicadas en la nota, que establece los requisitos mínimos para garantizar la seguridad de la contraseña.

Eliminar errores especializados

Ruta: Utilidades - Revisión y Auditoría - Buscar errores

Ruta: Utilidades - Revisión y Auditoría - Buscar errores - Reparaciones Errores Especializados - Artículos sin movimiento y sin saldo.

Esta funcionalidad avanzada le permitirá eliminar los artículos que no han tenido movimiento en el sistema, ayudando a mantener un inventario más organizado y actualizado.

Imputación contable pérdida

Ruta: Utilidades - Revisión y Auditoría - Buscar errores

Ruta: Utilidades - Revisión y Auditoría - Buscar errores - Reparaciones Errores Especializados - Eliminar registros Perdidos.

Al utilizar la opción de eliminar registros perdidos, se eliminará el error de IMPUTACIÓN CONTABLE PÉRDIDA SIN UN REGISTRO DE COMPROBANTE, corrigiendo automáticamente la situación.

Elija el rango de fechas y haga clic en el botón "OK".

Comunicados DIAN

Ruta: Advertencias - Comunicados DIAN

El manual que hemos puesto a su disposición en nuestra página web está diseñado como una herramienta práctica para mantenerlo informado y actualizado con las disposiciones, normativas y lineamientos más recientes emitidos por la DIAN.

Este recurso le permitirá garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de manera eficiente y oportuna, además de facilitar la comprensión de los cambios regulatorios que impactan los procesos contables y tributarios.

Impresoras predeterminada

Ruta: Advertencias - Impresoras predeterminada

Las impresoras POS no deben configurarse como impresoras predeterminadas, ya que esto podría desconfigurar el formato de impresión personalizado. Se recomienda establecer una impresora de tamaño carta como predeterminada para evitar este inconveniente.

Puede verificar y organizar la configuración de la impresora en el panel de control del equipo, donde podrá ajustar las opciones necesarias.

Haga clic derecho sobre la impresora de tamaño carta que desea establecer como predeterminada y seleccione la opción "Establecer como impresora predeterminada" para completar la configuración.

Luego, en la ventana que aparece, haga clic en el botón Aceptar para confirmar la configuración.

Una vez finalizado el proceso, podrá ver en la configuración de Dispositivos e impresoras que la impresora de tamaño carta ha quedado establecida como predeterminada.

Auditoría de documentos electrónicos

Ruta: Advertencias - Auditoría de documentos electrónicos

Es altamente recomendable realizar una auditoría exhaustiva a los Documentos Electrónicos para garantizar que se cumplan adecuadamente los procesos clave, los cuales incluyen:

• Enviar: Verificar que los documentos han sido enviados correctamente a la DIAN o a la entidad correspondiente para su validación.
• Almacenar: Confirmar que los documentos electrónicos se encuentren almacenados de forma segura y organizada, cumpliendo con las normativas legales vigentes en cuanto a la conservación de este tipo de información.
• Notificar: Asegurarse de que los documentos han sido notificados de manera correcta a los receptores, ya sean clientes, proveedores u otros terceros involucrados.

Estos pasos son esenciales para garantizar la validez fiscal de los documentos y evitar sanciones o inconvenientes legales relacionados con su gestión. Una auditoría regular asegura el cumplimiento normativo y fortalece los procesos internos de la organización.

Al realizar una consulta en esta consola de documentos electrónicos, asegúrese de que todos los indicadores se encuentren en color negro y que únicamente se muestre la cantidad de registros procesados correctamente.

Es fundamental que no haya documentos con los siguientes estados:

• Fallidos
• Sin enviar
• Sin almacenar
• O cualquier otro estado irregular

Mantener este control asegura que los documentos electrónicos cumplen con todos los requisitos fiscales y normativos, evitando inconsistencias o posibles sanciones.

Copia de seguridad automática

Ruta: Utilidades - Programador de tareas

Para configurar las copias de seguridad automáticas, dirígete a:

Ruta: Utilidades - Programador de tareas

Desde allí podrá establecer la frecuencia y el horario en que se realizarán las copias de forma automática.

El módulo debe estar configurado como BACKUP.ZIP para que el parámetro funcione correctamente.

Al hacer clic en el botón Setup Script, se abrirá una ventana para configurar la ruta donde se almacenará la copia de seguridad.

Ingresamos a la carpeta donde se almacenará la copia de seguridad automática y copiamos la ruta correspondiente.

Pegamos la ruta en el campo correspondiente que nos proporciona el sistema SYSCAFÉ.

Cambiamos la letra F por la letra T, que significa TRUE, para excluir las fotos, los PDF y los XML.

Así queda configurada la copia de seguridad.

Facturación por contingencia

Ruta: Documentos electrónicos - Herramientas

La factura electrónica de venta generada por inconvenientes tecnológicos corresponde a un documento que se emite cuando el sistema de facturación del facturador electrónico presenta fallas o está inhabilitado para su funcionamiento normal.

De igual forma, existe la factura electrónica de venta sin validación previa, la cual se expide cuando los inconvenientes tecnológicos provienen de la DIAN y no permiten la validación en línea del documento.

Es importante tener en cuenta que el plan de contingencia debe ejecutarse únicamente cuando sea estrictamente necesario y los fallos tecnológicos impidan la operación habitual del sistema de facturación.

Contingencia por inconvenientes tecnológicos del facturador electrónico

Según el Artículo 37 de la Resolución DIAN 00165 de 2023, se reconocen como válidos los inconvenientes tecnológicos que impidan la emisión y transmisión de la factura electrónica por parte del facturador electrónico.

En caso de presentarse esta situación, se debe seguir el siguiente procedimiento:

Elaborar una carta en la que se declare el inconveniente tecnológico o su superación.

La carta debe estar firmada por el representante legal de la empresa.

Enviar un correo electrónico a la dirección: contingencia.facturadorvp@dian.gov.co

Con la siguiente información:

• Asunto del correo:
  NIT de la empresa, seguido por un guión y el dígito de verificación.
• Nombre de la empresa:
  Ejemplo: 900123456-7 Nombre de la Empresa S.A.S
• Archivos adjuntos:
  Documento en formato PDF de la carta firmada por el representante legal, declarando el inicio o superación de la contingencia.
  
  1. Cuerpo del correo
  2. Datos de contacto de la empresa.
  3. Nombres completos del contacto.
  4. Número telefónico o celular.

Ruta: Documentos electrónicos - Pestaña (Herramientas) - Botón Oficios DIAN por contingencia - Declaración de Contingencia.

Al hacer clic en el botón "Aceptar", el sistema mostrará una ventana con el inicio del oficio.

Paso a paso: Factura electrónica por contingencia (facturador)

1. Solicitar autorización de facturación en la DIAN
   Ingrese a la plataforma de la DIAN y solicite una autorización de facturación seleccionando el tipo "Talonario o Papel".
2. Crear el comprobante en el sistema
   Genere un comprobante de Factura Electrónica por Contingencia en el software.
   En la pestaña "Parámetros DIAN", active el parámetro correspondiente a Factura electrónica por contingencia del facturador.
   
3. Asociar la resolución de talonario o papel
   Vincule la resolución previamente autorizada por la DIAN para talonario o papel. Puede apoyarse en el Manual de Factura Electrónica de Venta para este paso.
4. Enviar el documento una vez superada la contingenciaCuando se restablezca el sistema y se supere la contingencia, debe realizar el envío del documento desde la pestaña "Documentos Electrónicos" del sistema.

Facturación POS electrónico

Ruta: Archivos - Catálogos - Tipos de comprobantes

Para configurar el comprobante, siga estos pasos:

Vaya a Archivos - Catálogos - Tipos de comprobantes y haga clic en Nuevo.

En el botón "Parámetros específicos", seleccione aquellos que considere necesarios para el uso y funcionamiento del comprobante, de acuerdo con las características y necesidades de su operación.

El formato de impresión para POS electrónico es tipo tirilla. Este formato no es personalizable y no debe utilizarse ningún otro diferente al indicado.

En Modalidad, seleccione Documento Electrónico (Facturas, Compras, Nómina).

En los campos Prefijo - Desde y Hasta, ingrese la información exactamente como aparece en la resolución.

En Proveedor Tecnológico, seleccione SYSCAFÉ S.A.S.

Finalmente, en Tipo de Operación Sector, seleccione Documento Equivalente - POS.

Grabamos el comprobante, y de esta manera se crea el documento.