Hacer un conteo físico del inventario es una de las tareas de control más importantes para cualquier negocio, y SysCafé cuenta con una herramienta dedicada para comparar lo que hay realmente en bodega contra lo que aparece registrado en el sistema, sin modificar el inventario de forma directa.
Paso 1: Crear el conteo
Ingrese a Procesos – Inventarios – Conteo físico del inventario y haga clic en Nuevo. Asigne un nombre identificable al registro (por ejemplo, la fecha del conteo) y comience a ingresar las existencias reales.
Puede usar estas opciones para agilizar el proceso:
- Adicionar: agrega referencias una a una.
- Buscar: consulta artículos del catálogo para incluirlos.
- Todo: aplica filtros por línea, grupo, subgrupo, marca o proveedor para agregar productos masivamente.
- Excel: exporta la estructura del conteo para diligenciarla fuera del sistema.
Paso 2: Consultar las diferencias
Una vez registrado el conteo, use la opción Diferencias para comparar el inventario físico contra el registrado en el sistema. Aquí es clave tener en cuenta que SysCafé no modifica el inventario directamente: en su lugar, genera una Nota de Inventario con los ajustes necesarios.
Podrá configurar:
- Comparar contra: una bodega específica o un archivo de saldos histórico.
- Costear diferencia con base a: costo promedio o último costo neto de compra.
- Qué operación desea aplicar: Nota de Inventario, Factura de Venta, Factura de Venta POS o traslado entre tallas.
Cuando necesita cancelar el inventario por completo
Si en lugar de un ajuste puntual necesita dejar en cero las cantidades y costos para reorganizar la mercancía, existe la opción Procesos – Inventarios – Cancelar Inventario, donde puede elegir cancelar todo el inventario o solo el de bodegas específicas mediante una Nota de Inventario o un Traslado de Bodegas.
Nota: es necesario digitar el campo “Cuenta” para que el ajuste contable quede correctamente registrado.
Verifique el resultado en el Kardex
Después de cualquier ajuste, puede ingresar al Kardex y consultar las referencias afectadas para confirmar que los saldos quedaron correctos.
Más procesos que le pueden interesar
El conteo de inventario es solo uno de los procesos que puede automatizar desde SysCafé. En el manual de soporte también encontrará cómo importar y exportar catálogos masivamente, crear una nueva empresa, configurar reglas comerciales de facturación y mucho más.
¿Tiene diferencias de inventario que no logra cuadrar? Escríbanos y le ayudamos a revisarlas.
