Controlar quién tiene acceso a qué información dentro de SysCafé es una de las configuraciones de seguridad más importantes que puede hacer una empresa, especialmente cuando el equipo crece y varias personas trabajan sobre el mismo sistema.
Usuarios preconfigurados por defecto
SysCafé incluye, por defecto, dos usuarios ya configurados:
- SUPERUSUARIO: clave:
CAFE(en mayúsculas) - CONTADOR: clave:
EFAC(en mayúsculas)
Recomendación: cambie estas claves predeterminadas apenas instale el sistema, y asígnelas únicamente a las personas responsables de cada rol.
Cómo crear un nuevo usuario
Desde Sistema – Usuarios y Permisos, ingrese los siguientes datos:
- Código: se sugiere usar el número de cédula o una combinación de nombres y apellidos, ya que quedará visible incluso si el usuario es eliminado. Por ejemplo:
1020304050. - Nombre: el que se mostrará al iniciar sesión.
- Contraseña: entre 6 y 10 caracteres, combinando mayúsculas, minúsculas y números.
- Email: permite que el usuario restaure su propia contraseña si la olvida.
Las cuatro clases de usuario
El nivel de acceso depende de la clase que asigne:
- Administrador: acceso completo a todas las herramientas y configuraciones (equivalente al superusuario).
- Usuario Normal: puede registrar y modificar información, pero no accede a parámetros ni configuraciones avanzadas.
- Usuario Auxiliar: solo puede realizar registros.
- Usuario Invitado: acceso limitado únicamente a consulta, sin permisos de modificación.
Toda la actividad de cada usuario queda registrada en el LOG de eventos, lo que resulta clave para procesos de auditoría interna.
Otras funciones relacionadas que debería conocer
- Cambio de contraseña: cada usuario puede actualizar su propia clave periódicamente desde Sistema – Cambio de Contraseña.
- Bloquear sistema (Ctrl + F8): útil cuando un funcionario debe ausentarse de su puesto sin cerrar sesión.
- Seleccionar Empresa/usuario (Ctrl + J): permite cambiar rápidamente entre empresas registradas bajo la misma licencia.
Profundice en la configuración del sistema
Los usuarios y permisos son apenas una parte de los parámetros que puede ajustar desde el módulo Sistema: información de la empresa, sucursales, parámetros fiscales, tarifas de IVA y más. Encuentre la guía completa en el manual de soporte SysCafé.
¿Necesita definir una estructura de permisos para su equipo? Contáctenos y le asesoramos.
