La información de una empresa es uno de sus activos más importantes. Contabilidad, inventarios, cartera, facturación, terceros y demás registros hacen parte de la operación diaria y, por ello, contar con copias de seguridad actualizadas debe ser una práctica habitual en cualquier negocio que usa SysCafé.
Una falla del computador, un daño del disco, un virus, un error humano o cualquier otra situación inesperada puede afectar la disponibilidad de la información. Por eso recomendamos establecer una rutina periódica de respaldo y evitar que la única copia existente permanezca almacenada en el mismo equipo donde funciona el sistema.
¿Cómo realizar una copia de seguridad?
Ingrese a la ruta Utilidades – Copias de Seguridad – Backups y haga clic en el botón “Realizar copia”. El sistema generará el archivo en la ruta de almacenamiento configurada y lo mostrará en el listado de copias disponibles.
La frecuencia dependerá de la operación de cada empresa. Un negocio que genera movimientos a diario debería establecer una rutina acorde con el volumen y la importancia de la información que maneja.
Hacer la copia no es suficiente. También es necesario verificar que se haya generado correctamente y que el archivo pueda ser localizado posteriormente.
La ruta de almacenamiento: un aspecto que debe cuidarse
Cuando SysCafé realiza las copias, utiliza una ruta de almacenamiento definida en el equipo. Esta ruta no debe modificarse sin una razón técnica y sin la debida orientación.
De manera particular, recomendamos no dirigir la ruta de almacenamiento hacia dispositivos extraíbles, como memorias USB, discos externos u otros medios que puedan desconectarse del equipo.
La razón es sencilla: el software contable realiza el proceso de generación de la copia, pero no tiene como función analizar ni administrar la capacidad de almacenamiento disponible en las unidades. La administración del espacio, así como las condiciones de la unidad de almacenamiento, corresponden al sistema operativo y a la infraestructura del equipo.
Recomendación: el equipo de asesoría técnica de su empresa debe revisar periódicamente el espacio disponible en las unidades donde se almacenan las copias y verificar que exista capacidad suficiente para continuar generando nuevos respaldos.
Dónde guardar las copias de seguridad
Una buena práctica consiste en no conservar la única copia en el mismo computador donde se encuentra la información original. Dependiendo de las necesidades de cada empresa, existen diferentes alternativas.
Google Drive o OneDrive
Los servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive y OneDrive pueden utilizarse para conservar copias de seguridad fuera del equipo principal. Para empresas que manejan archivos pequeños, los espacios gratuitos disponibles pueden ser suficientes para comenzar.
Nota: el espacio gratuito, su disponibilidad y sus condiciones dependen directamente del proveedor del servicio y pueden cambiar. INGESOFTNET S.A.S. no administra ni garantiza estos servicios.
Almacenamiento en la nube ofrecido por SysCafé
SysCafé ofrece una alternativa de almacenamiento en la nube para los usuarios que requieren conservar sus copias fuera del equipo local. Las condiciones comerciales y las capacidades disponibles deben confirmarse directamente con SYSCAFÉ S.A. antes de contratar.
Para conocer las opciones disponibles o solicitar una cotización de espacio adicional, puede consultar a INGESOFTNET S.A.S., quien le orientará sobre el canal correspondiente.
¿Se pueden automatizar las copias de seguridad?
SysCafé incluye un Programador de tareas con el que es posible intentar automatizar la ejecución del proceso de copia, para no depender de que alguien recuerde hacerla cada día:
- Vaya a Utilidades – Programador de tareas.
- Verifique que el módulo esté configurado como BACKUP.ZIP.
- Haga clic en Setup Script para definir la ruta donde se guardará la copia.
- Copie la ruta de la carpeta destino y péguela en el campo correspondiente.
- Si desea excluir fotos, PDF y XML del respaldo (útil cuando la copia tarda demasiado), cambie la letra F por T (TRUE).
El procedimiento completo, con capturas de cada pantalla, está en la sección de copia de seguridad automática del manual de soporte.
Esta alternativa debe considerarse experimental y complementaria. Su configuración no garantiza que la tarea se ejecute correctamente, que el archivo de respaldo se genere, que se conserve adecuadamente o que pueda utilizarse posteriormente para recuperar la información.
Importante: una tarea programada no equivale a una copia de seguridad garantizada. El usuario debe realizar y verificar periódicamente sus copias de seguridad. La automatización no reemplaza este procedimiento ni transfiere a INGESOFTNET S.A.S. o SYSCAFÉ S.A. la responsabilidad sobre la generación, conservación, integridad o recuperación de las copias.
¿Quién debe verificar las copias?
La responsabilidad de realizar y verificar las copias de seguridad corresponde al usuario y a la empresa que administra su información. La empresa debe establecer quién se encargará de ejecutar o supervisar este procedimiento y de comprobar periódicamente que los respaldos estén disponibles.
El equipo de asesoría técnica de la empresa debe revisar con regularidad el espacio disponible en las unidades de almacenamiento, las condiciones de los medios utilizados y la existencia de las copias.
Una rutina básica de respaldo
- Generar periódicamente la copia de seguridad.
- Verificar que el archivo se haya creado correctamente.
- Conservar la copia en un lugar diferente al equipo principal.
- Mantener varias copias correspondientes a diferentes momentos, de acuerdo con las necesidades de la empresa.
- Revisar periódicamente que los respaldos sigan disponibles y que exista espacio suficiente para nuevos archivos.
- Considerar un almacenamiento externo o en la nube como parte de la estrategia de respaldo.
Una última recomendación
La copia de seguridad no debe hacerse solamente cuando algo sale mal. Una buena política de respaldo busca que, cuando ocurra un imprevisto, la empresa tenga una copia reciente y disponible de su información.
Si requiere orientación sobre el procedimiento de copia de seguridad en SysCafé, nuestro equipo de soporte puede acompañarle en el uso de la funcionalidad disponible en el software. También puede revisar el detalle técnico de backups en la pestaña de Utilidades del manual de soporte.
Si requiere servicios adicionales relacionados con la organización, revisión o gestión de información empresarial, INGESOFTNET S.A.S. puede evaluar su caso y determinar el alcance correspondiente.
