La nota crédito es el documento que permite revertir o modificar valores y cantidades de una factura de venta ya emitida. Es un proceso frecuente en el día a día de cualquier negocio, pero también uno de los que más consultas de soporte genera cuando la factura ya fue aceptada por el cliente o enviada a la DIAN.
Paso 1: Relacionar el cliente y la factura
Antes de nada, asocie el cliente en el comprobante para que SysCafé pueda consultar sus facturas registradas:
- Seleccione el ícono “Desde” para consultar los documentos.
- Haga clic en “Ítems de facturas” para que el sistema recupere la información.
- Elija los documentos que desea devolver.
- Haga clic en el botón bajo el título F2 para que la devolución impacte la factura de venta.
- Active el filtro “Permite sel. cantidades a pasar” si necesita especificar cantidades parciales.
Cuando la factura ya fue aceptada por el cliente
Este es el escenario que más dudas genera. Si la factura tiene estado ACEPTADA, siga estos pasos:
- Vaya a la consola de Documentos Electrónicos y ubique la factura.
- Seleccione la factura y haga clic en Consultar eventos.
- Si las columnas A - R - E aparecen resaltadas, no podrá relacionar la factura directamente en la nota crédito.
En ese caso, haga clic en el botón +info y asocie la fecha relacionada con la factura (puede seleccionar el mes completo o solo el día en que se elaboró).
Alerta: no haga clic en el botón de tres puntos (…) si la nota crédito tiene la forma de pago cuentas por cobrar, porque el documento no podrá enviarse a la DIAN.
Finalizar el proceso
Después de ingresar la información correspondiente, seleccione Grabar. Si tiene dudas sobre los requisitos técnicos, puede consultar el Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta de la DIAN.
Dónde encontrar el resto de comprobantes de movimientos
La nota crédito es apenas uno de los documentos que puede elaborar desde el módulo de Movimientos: recibos de caja, comprobantes de egreso, pedidos, remisiones, facturación POS y más. En el manual de soporte SysCafé tiene la guía completa de cada uno, con ejemplos e imágenes.
Si su nota crédito sigue sin poder enviarse a la DIAN después de seguir estos pasos, comuníquese con nuestro equipo de soporte.
